【コピペOK】ChatGPTプロンプト集【総務・人事版】30選

公開日: 2025-12-01

導入

🦊 フォックン「ChatGPT使ってるけど、毎回プロンプト考えるの面倒💦すぐ使えるテンプレートないかな？」

🦉 オウル先生「ありますよ！今日は、総務・人事業務で使える実践的なプロンプト30選をご紹介します。全てコピペOKです」

🦊 フォックン「それ、めっちゃ欲しかった！早く教えて😊」

この記事はこんな人におすすめ

• ChatGPTのプロンプトを毎回考えるのが面倒
• すぐに使えるテンプレートが欲しい
• 総務・人事業務に特化したプロンプトを探している
• プロンプトの書き方がよく分からない
• 業務効率を最大化したい

この記事を読めば、今日からすぐに使えるプロンプト30個が手に入ります。

実際、私はこれらのプロンプトをNotionに保存して毎日使っています。このプロンプト集のおかげで、月25時間の削減を実現しました。

それでは、カテゴリ別に見ていきましょう！

プロンプトの使い方

基本的な使い方

1. プロンプトをコピー
2. 【 】内を自分の情報に置き換え
3. ChatGPTに貼り付けて実行

例

プロンプト:

【イベント名】の案内メールを作成してください

実際に使うとき:

忘年会の案内メールを作成してください

🦉 オウル先生「【 】の部分だけ変更すれば、すぐに使えます」

【カテゴリ1】メール作成プロンプト（10個）

プロンプト1-1: 全社員向けイベント案内メール

以下の内容で、全社員向けのイベント案内メールを作成してください。

【イベント情報】
- イベント名: 【イベント名】
- 日時: 【日時】
- 場所: 【場所】
- 内容: 【内容】
- 参加対象: 【対象】
- 持ち物: 【持ち物】
- 注意事項: 【注意事項】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 丁寧だが堅苦しすぎない文体
- 参加しやすい雰囲気を出す

活用例: 忘年会、防災訓練、健康診断、社員旅行

プロンプト1-2: 個別注意喚起メール

以下の内容で、社員への個別メールを作成してください。

【状況】
- 対象者: 【社員名】さん
- 問題: 【問題内容】
- 影響: 【影響】
- 改善してほしいこと: 【改善内容】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 相手を責めない表現
- 具体的な改善策も提案
- 丁寧で前向きな文体

活用例: 勤怠打刻漏れ、経費精算の遅れ、提出書類の不備

プロンプト1-3: 上司への報告メール

以下の内容で、上司への報告メールを作成してください。

【報告内容】
- 件名: 【件名】
- 報告事項: 【報告内容】
- 結果・数値: 【結果】
- 今後の対応: 【今後の対応】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 簡潔で分かりやすい
- 結論を先に書く
- 箇条書き・表を活用

活用例: 月次業務報告、トラブル報告、改善提案

プロンプト1-4: 社外業者への問い合わせメール

以下の内容で、社外業者への問い合わせメールを作成してください。

【問い合わせ内容】
- 宛先: 【会社名・担当者名】
- 件名: 【件名】
- 問い合わせ内容: 【内容】
- 回答期限: 【期限】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 丁寧なビジネスメール形式
- 問い合わせ内容を明確に
- 期限も明記

活用例: 見積依頼、備品発注、サービス問い合わせ

プロンプト1-5: お礼メール

以下の内容で、お礼メールを作成してください。

【お礼の内容】
- 宛先: 【相手の名前・会社名】
- お礼の理由: 【理由】
- 感謝のポイント: 【具体的な内容】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 心のこもった表現
- 具体的な感謝の言葉
- 今後の関係継続を示唆

活用例: 講演依頼の御礼、協力への感謝、イベント参加の御礼

プロンプト1-6: 締切リマインドメール

以下の内容で、締切のリマインドメールを作成してください。

【リマインド内容】
- 対象: 【対象者】
- 提出物: 【提出物】
- 締切: 【締切日時】
- 提出方法: 【提出方法】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 急かさない柔らかい表現
- 締切を強調
- 問い合わせ先も明記

活用例: 経費精算の催促、アンケート提出、勤怠確認

プロンプト1-7: システムメンテナンス告知メール

以下の内容で、システムメンテナンスの告知メールを作成してください。

【メンテナンス情報】
- 対象システム: 【システム名】
- 日時: 【日時】
- 所要時間: 【時間】
- 影響範囲: 【影響】
- 代替手段: 【代替手段】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 影響範囲を明確に
- 代替手段も提示
- 問い合わせ先も明記

活用例: 社員ポータルメンテナンス、勤怠システムメンテナンス

プロンプト1-8: 会議招集メール

以下の内容で、会議招集メールを作成してください。

【会議情報】
- 会議名: 【会議名】
- 日時: 【日時】
- 場所: 【場所・オンラインURL】
- 議題: 【議題】
- 参加者: 【参加者】
- 事前準備: 【準備物】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 議題を明確に
- 事前準備も明記
- カレンダー招待の案内

活用例: 定例会議、プロジェクト会議、全体会議

プロンプト1-9: 人事異動の案内メール

以下の内容で、人事異動の案内メールを作成してください。

【異動情報】
- 対象者: 【氏名】
- 現在の部署: 【現部署】
- 異動先: 【異動先部署】
- 異動日: 【日付】
- 理由: 【理由（任意）】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 丁寧で前向きな表現
- 対象者の功績も記載
- 今後の活躍を期待する言葉

活用例: 昇進、異動、転籍

プロンプト1-10: 退職者への送別メール

以下の内容で、退職者への送別メールを作成してください。

【退職者情報】
- 氏名: 【氏名】
- 部署: 【部署】
- 在籍期間: 【期間】
- 退職日: 【日付】
- 功績: 【功績】

【条件】
- 件名も含めて作成
- 感謝の言葉を込める
- 具体的な功績を記載
- 今後の幸せを祈る言葉

活用例: 定年退職、自己都合退職

【カテゴリ2】マニュアル作成プロンプト（5個）

プロンプト2-1: 業務マニュアル作成

以下の情報をもとに、社内マニュアルを作成してください。

【マニュアル情報】
- タイトル: 【タイトル】
- 対象者: 【対象者】
- 目的: 【目的】
- 手順:
  1. 【手順1】
  2. 【手順2】
  3. 【手順3】
  ...
- 注意点:
  - 【注意点1】
  - 【注意点2】

【条件】
- 初心者でも分かりやすい表現
- 見出し、番号付きリスト、表を活用
- 手順ごとに「スクリーンショット挿入箇所」を明記
- よくある質問（FAQ）を3つ追加
- 問い合わせ先を明記

活用例: 経費精算、勤怠打刻、備品発注、有給申請

プロンプト2-2: 新入社員向けマニュアル

以下の内容で、新入社員向けのマニュアルを作成してください。

【マニュアル情報】
- タイトル: 【タイトル】
- 対象者: 新入社員
- 説明する内容: 【内容】
- 重要なポイント: 【ポイント】
- 注意点: 【注意点】

【条件】
- 非常に分かりやすい表現（専門用語を避ける）
- イラストや図の挿入箇所を明記
- 「よくある質問」を5つ追加
- 先輩社員のアドバイスも追加

活用例: 社内システムの使い方、ビジネスマナー、社内ルール

プロンプト2-3: トラブルシューティングマニュアル

以下の内容で、トラブルシューティングマニュアルを作成してください。

【トラブル情報】
- よくあるトラブル:
  1. 【トラブル1】
  2. 【トラブル2】
  3. 【トラブル3】
- それぞれの対処法: 【対処法】

【条件】
- トラブルごとに対処法を明記
- 手順を番号付きリストで
- 「それでも解決しない場合」の連絡先も明記
- 図解の挿入箇所を明記

活用例: PCトラブル、勤怠システムエラー、ログインできない

プロンプト2-4: チェックリスト作成

以下の業務のチェックリストを作成してください。

【業務情報】
- 業務名: 【業務名】
- 実施頻度: 【頻度】
- 確認項目: 【項目】
- 注意点: 【注意点】

【条件】
- チェックボックス形式
- 漏れのない網羅的なリスト
- 各項目の説明も追加
- 重要度（高・中・低）も明記

活用例: 月次業務、年次業務、イベント準備

プロンプト2-5: FAQ作成

以下の質問に対する、FAQ形式の回答集を作成してください。

【質問リスト】
1. 【質問1】
2. 【質問2】
3. 【質問3】
...

【前提情報】
- 【回答に必要な情報】

【条件】
- Q&A形式
- 丁寧で分かりやすい回答
- 関連リンクも追加
- 問い合わせ先も明記

活用例: 社内システムFAQ、人事制度FAQ、経費精算FAQ

【カテゴリ3】議事録・報告書プロンプト（5個）

プロンプト3-1: 議事録作成

以下の会議メモを、議事録形式に整形してください。

【会議メモ】
- 日時: 【日時】
- 出席者: 【出席者】
- テーマ: 【テーマ】
- 決まったこと: 【決定事項】
- 宿題・アクション: 【アクション】

【条件】
- 見出しを付けて整理
- 表形式も活用
- 次回アクションも明記
- 議事録フォーマット

活用例: 定例会議、プロジェクト会議、経営会議

プロンプト3-2: 月次報告書作成

以下の情報をもとに、月次報告書を作成してください。

【報告内容】
- 対象月: 【月】
- 実施した業務: 【業務内容】
- 成果・数値: 【成果】
- 課題: 【課題】
- 来月の予定: 【予定】

【条件】
- 簡潔で分かりやすく
- 数値を強調
- 表やグラフの挿入箇所を明記
- 箇条書き・表を活用

活用例: 総務月次報告、人事月次報告、業務改善報告

プロンプト3-3: トラブル報告書作成

以下の内容で、トラブル報告書を作成してください。

【トラブル情報】
- 発生日時: 【日時】
- トラブル内容: 【内容】
- 原因: 【原因】
- 影響範囲: 【影響】
- 対処内容: 【対処】
- 再発防止策: 【再発防止】

【条件】
- 時系列で整理
- 事実を正確に記載
- 再発防止策を具体的に
- 責任者・担当者も明記

活用例: システム障害、労災事故、情報漏洩

プロンプト3-4: 提案書作成

以下の内容で、提案書を作成してください。

【提案内容】
- 提案タイトル: 【タイトル】
- 現状の課題: 【課題】
- 提案内容: 【提案】
- 期待効果: 【効果】
- 予算: 【予算】
- スケジュール: 【スケジュール】

【条件】
- 説得力のある文章
- 数値で効果を示す
- 費用対効果も明記
- 実現可能性を示す

活用例: 業務改善提案、システム導入提案、コスト削減提案

プロンプト3-5: 稟議書作成

以下の内容で、稟議書を作成してください。

【稟議内容】
- 件名: 【件名】
- 目的: 【目的】
- 背景・理由: 【背景】
- 具体的内容: 【内容】
- 予算: 【予算】
- 効果: 【効果】
- スケジュール: 【スケジュール】

【条件】
- 簡潔で説得力のある文章
- 費用対効果を明確に
- リスクも記載
- 承認者が判断しやすい構成

活用例: 備品購入、システム導入、イベント開催

【カテゴリ4】勤怠・人事管理プロンプト（5個）

プロンプト4-1: 勤怠データ異常値チェック

以下の勤怠データをチェックして、異常値や確認が必要な項目を指摘してください。

【勤怠データ】
（列の説明）
社員ID、出勤日数、総労働時間、残業時間、有給取得日数

（データ）
【ここに勤怠データを貼り付け】

【確認基準】
- 出勤日数が18日未満: 要確認
- 残業時間が45時間超: 要注意
- 残業時間が80時間超: 最優先対応
- 総労働時間が200時間超: 要確認
- 有給取得日数が0日: 取得促進

【出力形式】
- 要確認事項を優先度順にリスト化
- 各項目に対する対応アクションも提案

活用例: 月次勤怠チェック、36協定違反チェック

プロンプト4-2: 残業削減提案作成

以下の情報をもとに、残業削減の提案書を作成してください。

【現状】
- 平均残業時間: 【時間】
- 主な残業理由: 【理由】
- 目標: 【目標】

【提案内容】
- 施策: 【施策】
- 期待効果: 【効果】
- 実施期間: 【期間】

【条件】
- 具体的な施策を提案
- 数値目標を明記
- 実現可能性を示す

活用例: 働き方改革提案、業務効率化提案

プロンプト4-3: 有給取得促進メール作成

以下の内容で、有給取得を促進するメールを作成してください。

【対象者】
- 有給取得日数が少ない社員

【情報】
- 対象者の残日数: 【日数】
- 取得期限: 【期限】
- 会社の方針: 【方針】

【条件】
- 強制的でない柔らかい表現
- 取得のメリットを強調
- 具体的な取得方法も案内

活用例: 有給取得促進、年次有給休暇5日取得義務化対応

プロンプト4-4: 評価面談用質問リスト作成

以下の内容で、評価面談用の質問リストを作成してください。

【面談対象】
- 対象者: 【役職・経験年数】
- 面談の目的: 【目的】
- 確認したいこと: 【確認事項】

【条件】
- オープンクエスチョン形式
- 10〜15個の質問
- 答えやすい順番に配置
- 補足質問も追加

活用例: 人事評価面談、1on1面談、新入社員面談

プロンプト4-5: 採用面接用質問リスト作成

以下の内容で、採用面接用の質問リストを作成してください。

【募集職種】
- 職種: 【職種名】
- 必要なスキル: 【スキル】
- 求める人物像: 【人物像】

【条件】
- 15〜20個の質問
- スキル確認、志望動機、適性確認をバランス良く
- 違法質問を避ける
- 回答から何が分かるかも明記

活用例: 中途採用面接、新卒採用面接

【カテゴリ5】その他業務プロンプト（5個）

プロンプト5-1: 社内アンケート作成

以下の内容で、社内アンケートを作成してください。

【アンケート情報】
- テーマ: 【テーマ】
- 対象者: 【対象者】
- 目的: 【目的】
- 確認したい項目: 【項目】

【条件】
- 10〜15問
- 選択式と自由記述を組み合わせる
- 回答しやすい順番
- 所要時間5分以内

活用例: 社員満足度調査、福利厚生アンケート、イベント参加希望調査

プロンプト5-2: 社内規程の要約

以下の社内規程を、社員向けに分かりやすく要約してください。

【規程の原文】
【ここに規程を貼り付け】

【条件】
- 重要なポイントを箇条書きで
- 専門用語を分かりやすく言い換え
- 具体例も追加
- A4用紙1枚に収まる分量

活用例: 就業規則、経費精算規程、情報セキュリティ規程

プロンプト5-3: イベント企画書作成

以下の内容で、社内イベントの企画書を作成してください。

【イベント情報】
- イベント名: 【名称】
- 目的: 【目的】
- 日時: 【日時】
- 場所: 【場所】
- 対象者: 【対象】
- 予算: 【予算】
- プログラム: 【プログラム】

【条件】
- タイムテーブルを作成
- 必要な準備物リストも作成
- リスク・注意点も明記

活用例: 忘年会、社員旅行、運動会、周年記念イベント

プロンプト5-4: 契約書チェックリスト作成

以下の契約内容に対する、チェックリストを作成してください。

【契約種類】
- 契約タイプ: 【タイプ】
- 契約先: 【契約先】
- 主な内容: 【内容】

【条件】
- 確認すべき項目を網羅的にリスト化
- 法務チェックポイントも含める
- 重要度（高・中・低）を明記
- リスク項目も明記

活用例: 業務委託契約、秘密保持契約、購入契約

プロンプト5-5: プレスリリース作成

以下の内容で、プレスリリースを作成してください。

【発表内容】
- タイトル: 【タイトル】
- 発表日: 【日付】
- 内容: 【内容】
- 背景: 【背景】
- 今後の展開: 【展開】

【条件】
- プレスリリース形式
- 簡潔で分かりやすく
- 引用しやすい表現
- 問い合わせ先も明記

活用例: 新サービス発表、人事異動、社会貢献活動

プロンプトの活用テクニック

テクニック①: 具体的な情報を追加する

悪い例:

メールを作成してください

良い例:

忘年会の案内メールを作成してください。
日時: 12月20日18時〜、場所: ○○ホテル、会費: 5,000円

🦉 オウル先生「具体的な情報を多く入れるほど、ChatGPTの回答が良くなります」

テクニック②: 条件を明確にする

【条件】
- 件名も含めて作成
- 丁寧だが堅苦しすぎない文体
- 参加しやすい雰囲気を出す

🦊 フォックン「条件を指定すると、イメージ通りの文章になるね！」

テクニック③: 出力形式を指定する

【出力形式】
- 箇条書き
- 表形式
- 番号付きリスト

テクニック④: 文字数を指定する

【条件】
- A4用紙1枚に収まる分量
- 300文字以内

プロンプトを保存・管理する方法

方法①: Notionに保存

1. Notionでデータベースを作成
2. カテゴリごとにプロンプトを登録
3. 検索機能で探す

方法②: Googleドキュメントに保存

1. Googleドキュメントでリスト作成
2. 目次機能で整理
3. スマホからもアクセス可能

方法③: スプレッドシートで管理

🦉 オウル先生「私はNotionで管理しています。カテゴリ別に整理すると、探しやすいですよ」

まとめ: プロンプト集で業務を10倍効率化しよう

🦊 フォックン「30個もプロンプトがあれば、もう困らない！早速使ってみる😊」

🦉 オウル先生「素晴らしいですね。それでは、今日の内容をまとめましょう」

この記事で学んだこと

1. 総務・人事向けプロンプト30選:
   • メール作成（10個）
   • マニュアル作成（5個）
   • 議事録・報告書（5個）
   • 勤怠・人事管理（5個）
   • その他業務（5個）
2. プロンプトの使い方: コピペして【 】内を置き換えるだけ
3. 活用テクニック: 具体的な情報、条件、出力形式を明確にする
4. 保存・管理方法: Notion、Googleドキュメント、スプレッドシート

削減時間の試算

🦉 オウル先生「まずは1つのプロンプトから始めて、徐々に活用範囲を広げていきましょう」

🦊 フォックン「よし、まずメール作成のプロンプトから使ってみる！」

次のステップ

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オウル先生&フォックン

ブログライター

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