【5分で完成】ChatGPTで社内マニュアルを作成する方法

公開日: 2025-11-22
カテゴリ: ChatGPT活用 / マニュアル作成
想定読了時間: 12分

導入

🦊 フォックン「マニュアル作成、めっちゃ時間かかる💦構成考えて、文章書いて、図作って…気づいたら3時間😭」

🦉 オウル先生「その気持ち、よくわかります。マニュアル作成は総務の重要な仕事ですが、時間がかかって大変ですよね。実は、ChatGPTを使えば、5分で完成しますよ」

🦊 フォックン「え！？5分！？嘘でしょ！？」

この記事はこんな人におすすめ

• マニュアル作成に2〜3時間かかっている
• 構成や文章を考えるのが苦手
• 初心者でも分かりやすいマニュアルを作りたい
• 今すぐ使えるテンプレートが欲しい
• マニュアル作成の時間を削減したい

この記事を読めば、マニュアル作成時間を3時間→15分に削減できます。

実際、私（メソル）は総務担当として、これまで20本以上のマニュアルを作成してきましたが、ChatGPTを活用して作成時間を90%削減しました。

今日は、その具体的な方法を、実際のプロンプトとともにお伝えします。

社内マニュアル作成の課題

🦉 オウル先生「まず、マニュアル作成で困っていることを整理しましょう」

よくある課題TOP5

1. 構成を考えるのが難しい

「どの順番で説明すればいいのか分からない」

2. 分かりやすい文章が書けない

「専門用語を使うべきか、分かりやすく言い換えるべきか…」

3. 時間がかかる

1本作るのに2〜3時間。月に5本作ると、15時間も消費。

4. 完成度が低い

「これで本当に伝わるかな…」と不安になる。

5. 更新が面倒

社内システムが変わるたびに、マニュアルも更新が必要。

🦊 フォックン「全部当てはまる！特に、構成を考えるのが苦手😭」

🦉 オウル先生「大丈夫です。ChatGPTを使えば、構成から文章まで、一瞬で作成できますよ」

ChatGPTでマニュアルを作成する3ステップ

全体の流れ

STEP1: マニュアルの情報を整理（3分）
    ↓
STEP2: ChatGPTにマニュアル作成を依頼（2分）
    ↓
STEP3: 出力結果を微調整（10分）

合計: 約15分

🦊 フォックン「本当に5分（実際は15分）でできるの！？」

🦉 オウル先生「はい、では1つずつ詳しく見ていきましょう」

STEP1: マニュアルの情報を整理

やること

マニュアルに必要な情報を、箇条書きでメモします。

整理する項目

1. マニュアルのタイトル
2. 対象者（誰が使うマニュアルか）
3. 目的（何のためのマニュアルか）
4. 手順（どういう流れか）
5. 注意点（何に気をつけるべきか）

例: 経費精算マニュアル

【マニュアル情報】
1. タイトル: 経費精算マニュアル
2. 対象者: 全社員
3. 目的: 社員ポータルで経費精算を申請する方法を説明
4. 手順:
   - 社員ポータルにログイン
   - 「経費精算」メニューを選択
   - 必要項目を入力（日付、金額、用途など）
   - 領収書をPDF添付
   - 申請ボタンをクリック
5. 注意点:
   - 申請期限は費用発生日から2ヶ月以内
   - 領収書は必須
   - 振込は翌月15日

🦊 フォックン「これくらいなら、3分でできそう！」

STEP2: ChatGPTにマニュアル作成を依頼

プロンプト（基本テンプレート・コピペOK）

以下の情報をもとに、社内マニュアルを作成してください。

【マニュアル情報】
- タイトル: （ここにタイトル）
- 対象者: （ここに対象者）
- 目的: （ここに目的）
- 手順:
  1. （ここに手順1）
  2. （ここに手順2）
  3. （ここに手順3）
  ...
- 注意点:
  - （ここに注意点1）
  - （ここに注意点2）

【条件】
- 初心者でも分かりやすい表現
- 見出し、番号付きリスト、表を活用
- 手順ごとに「スクリーンショット挿入箇所」を明記
- よくある質問（FAQ）を3つ追加
- 問い合わせ先を明記

実例: 経費精算マニュアル

プロンプト:

以下の情報をもとに、社内マニュアルを作成してください。

【マニュアル情報】
- タイトル: 経費精算マニュアル
- 対象者: 全社員
- 目的: 社員ポータルで経費精算を申請する方法を説明
- 手順:
  1. 社員ポータルにログイン
  2. 「経費精算」メニューを選択
  3. 必要項目を入力（日付、金額、用途など）
  4. 領収書をPDF添付
  5. 申請ボタンをクリック
- 注意点:
  - 申請期限は費用発生日から2ヶ月以内
  - 領収書は必須
  - 振込は翌月15日

【条件】
- 初心者でも分かりやすい表現
- 見出し、番号付きリスト、表を活用
- 手順ごとに「スクリーンショット挿入箇所」を明記
- よくある質問（FAQ）を3つ追加
- 問い合わせ先を明記

ChatGPTの回答（自動生成されたマニュアル）

# 経費精算マニュアル

**最終更新日**: 2025年11月  
**作成者**: 総務部  
**対象者**: 全社員

---

## はじめに

このマニュアルでは、社員ポータルを使った経費精算の申請方法を説明します。
初めての方でも迷わず申請できるよう、手順を詳しく解説していますので、ご安心ください。

---

## 経費精算の流れ

費用発生 → 領収書受取 → ポータル申請 → 上司承認 → 経理承認 → 振込

**所要時間**: 約5分  
**振込日**: 翌月15日

---

## 申請手順

### STEP1: 社員ポータルにログイン

1. ブラウザで社員ポータル（https://portal.example.com/）にアクセス
2. 社員番号とパスワードを入力してログイン

※【スクリーンショット①: ログイン画面】を挿入してください

---

### STEP2: 「経費精算」メニューを選択

1. 画面左側のメニューから「経費精算」をクリック
2. 「新規申請」ボタンをクリック

※【スクリーンショット②: 経費精算メニュー画面】を挿入してください

---

### STEP3: 必要項目を入力

以下の項目を入力してください：

| 項目 | 入力内容 | 入力例 |
|---|---|---|
| 日付 | 費用が発生した日 | 2025/11/15 |
| 費用の種類 | プルダウンから選択 | 交通費、接待費、備品購入費など |
| 金額 | 消費税込みの金額 | 3,500円 |
| 用途 | 何のための費用か具体的に | 取引先A社訪問のための交通費（新宿〜渋谷） |
| 領収書 | PDFファイルを添付 | （STEP4で説明） |

※【スクリーンショット③: 入力フォーム画面】を挿入してください

---

### STEP4: 領収書をPDF添付

1. 「領収書を添付」ボタンをクリック
2. PDFファイルを選択してアップロード

**領収書のPDF化方法**:
- **方法①**: スマホで撮影 → PDFアプリ（Adobe Scan、CamScannerなど）で変換
- **方法②**: スキャナーでスキャン
- **方法③**: 電子領収書をそのまま保存

※【スクリーンショット④: 領収書添付画面】を挿入してください

---

### STEP5: 申請内容を確認して送信

1. 入力した内容に間違いがないか確認
2. 「申請」ボタンをクリック
3. 「申請が完了しました」と表示されればOK

※【スクリーンショット⑤: 申請完了画面】を挿入してください

---

## 承認フロー

あなた（申請） → 直属上司（承認） → 経理部（承認） → 完了

| 段階 | 所要時間 |
|---|---|
| 上司の承認 | 通常2〜3営業日 |
| 経理の承認 | 通常3〜5営業日 |

承認が完了すると、登録メールアドレスに通知が届きます。

---

## 振込について

**振込日**: 申請月の翌月15日  
**振込先**: 給与振込口座と同じ口座

【例】
- 11月1日に申請・承認完了 → 12月15日に振込
- 11月30日に申請・承認完了 → 12月15日に振込

---

## 重要な注意点

⚠️ **申請期限**: 費用発生日から2ヶ月以内  
⚠️ **領収書は必須**: レシートでもOK（宛名なしでもOK）  
⚠️ **個人的な費用はNG**: 業務に関係する費用のみ申請可能

【期限を過ぎた場合】
- 原則として精算不可
- やむを得ない事情がある場合は、総務部にご相談ください

---

## よくある質問（FAQ）

### Q1. 領収書を失くしてしまいました。どうすればいいですか？

**A.** 以下の方法で対応してください：

1. **お店に再発行を依頼**
   - 多くのお店は再発行に対応しています
   - レシートの場合は再発行が難しい場合もあります

2. **再発行が難しい場合**
   - 総務部にご相談ください
   - 「支払証明書」を作成できる場合があります

---

### Q2. 交通系ICカード（Suica、PASMO）の利用履歴は、領収書になりますか？

**A.** はい、利用明細が領収書として使用できます。

【取得方法】
1. 駅の券売機に交通系ICカードを挿入
2. 「ご利用明細」または「履歴印刷」を選択
3. 印刷された明細をスマホで撮影
4. PDFに変換して添付

---

### Q3. 申請を間違えて送信してしまいました。どうすればいいですか？

**A.** 上司承認前であれば、申請を取り下げて再申請できます。

【取り下げ方法】
1. 社員ポータルの「経費精算」メニューを開く
2. 「申請履歴」をクリック
3. 該当の申請の「取り下げ」ボタンをクリック
4. 再度、正しい内容で申請

【上司承認後の場合】
- 取り下げができないため、総務部にご連絡ください

---

## トラブルシューティング

### トラブル①: ログインできない

**原因**: パスワードを忘れた、アカウントがロックされた

**対処法**:
1. 「パスワードを忘れた方はこちら」から再設定
2. それでもダメな場合は、情報システム部（内線:5678）に連絡

---

### トラブル②: PDFがアップロードできない

**原因**: ファイルサイズが大きすぎる（上限5MB）

**対処法**:
1. PDF圧縮ツール（iLovePDF、Smallpdfなど）で圧縮
2. 画像の解像度を下げる
3. それでもダメな場合は、総務部にご相談ください

---

### トラブル③: 承認が遅い

**原因**: 上司が不在、または確認漏れ

**対処法**:
1. 上司に直接確認（メール、チャット）
2. 上司が長期不在の場合は、総務部にご相談ください

---

## お問い合わせ

不明な点がございましたら、総務部までご連絡ください。

📧 **Email**: somu@example.com  
📞 **内線**: 1234  
⏰ **受付時間**: 平日 9:00〜17:00

---

## 関連マニュアル

- [勤怠打刻マニュアル](#)
- [有給休暇申請マニュアル](#)
- [備品発注マニュアル](#)

---

**作成日**: 2025年11月22日  
**最終更新日**: 2025年11月22日  
**作成者**: 総務部  
**承認者**: 総務部長

🦊 フォックン「すごい！完璧なマニュアルが一瞬でできた！これ、普通に3時間かかるやつ😭」

🦉 オウル先生「そうなんです。これがChatGPTの力です。あとは、スクリーンショットを挿入するだけで完成ですね」

STEP3: 出力結果を微調整

やること

ChatGPTが生成したマニュアルに、以下を追加・修正します。

①スクリーンショットを挿入

指示された箇所に、実際のスクリーンショットを挿入します。

撮影方法:

• Windows: Win + Shift + S
• Mac: Cmd + Shift + 4

②社内情報を修正

• URLを実際の社員ポータルのURLに変更
• 内線番号、メールアドレスを実際のものに変更

③文章を微調整

• 社内の呼び方に合わせる（例: 「社員ポータル」→「社内システム」）
• 不要な部分を削除

所要時間: 約10分

🦉 オウル先生「これで完成です。合計15分で、完璧なマニュアルができました」

Before / After比較

Before（手動作成）

After（ChatGPT活用）

削減効果

🦊 フォックン「93%削減！？これは革命だ！」

【実例】マニュアル作成プロンプト集

🦉 オウル先生「他にもよくあるマニュアルのプロンプト例をご紹介しますね」

プロンプト例①: 勤怠打刻マニュアル

以下の情報をもとに、社内マニュアルを作成してください。

【マニュアル情報】
- タイトル: 勤怠打刻マニュアル
- 対象者: 全社員
- 目的: 勤怠打刻の方法と注意点を説明
- 手順:
  1. 出社時にICカードをリーダーにタッチ
  2. 「おはようございます」と表示されればOK
  3. 退社時も同様にタッチ
  4. 「お疲れ様でした」と表示されればOK
- 注意点:
  - 打刻忘れは給与計算に影響
  - 打刻ミスは社員ポータルから修正申請
  - 月末締め日は毎月25日

【条件】
- 初心者でも分かりやすい表現
- 見出し、番号付きリスト、表を活用
- よくある質問（FAQ）を3つ追加
- 問い合わせ先を明記

プロンプト例②: 備品発注マニュアル

以下の情報をもとに、社内マニュアルを作成してください。

【マニュアル情報】
- タイトル: 備品発注マニュアル
- 対象者: 全社員
- 目的: 社員ポータルで備品発注を申請する方法を説明
- 手順:
  1. 社員ポータルにログイン
  2. 「備品発注」メニューを選択
  3. カタログから備品を選択
  4. 数量を入力
  5. 申請ボタンをクリック
- 注意点:
  - 部門長承認後、総務部が発注
  - 納品は申請から3〜5営業日
  - 緊急の場合は総務部に直接連絡

【条件】
- 初心者でも分かりやすい表現
- 見出し、番号付きリスト、表を活用
- よくある質問（FAQ）を3つ追加
- 問い合わせ先を明記

プロンプト例③: 有給休暇申請マニュアル

以下の情報をもとに、社内マニュアルを作成してください。

【マニュアル情報】
- タイトル: 有給休暇申請マニュアル
- 対象者: 全社員
- 目的: 有給休暇の申請方法と注意点を説明
- 手順:
  1. 社員ポータルにログイン
  2. 「有給休暇申請」メニューを選択
  3. 取得日、理由を入力
  4. 申請ボタンをクリック
  5. 上司承認後、確定
- 注意点:
  - 申請は取得日の3営業日前まで
  - 残日数は社員ポータルで確認可能
  - 年5日の取得が義務化されています

【条件】
- 初心者でも分かりやすい表現
- 見出し、番号付きリスト、表を活用
- よくある質問（FAQ）を3つ追加
- 問い合わせ先を明記

マニュアル作成のコツ

コツ①: 情報は簡潔に整理

プロンプトに渡す情報は、箇条書きで簡潔にまとめます。

コツ②: スクリーンショットは後から

まずChatGPTで文章を作成し、スクリーンショットは後から挿入します。

コツ③: FAQは必須

よくある質問を追加することで、問い合わせ対応を削減できます。

コツ④: 定期的に更新

社内システムが変わったら、マニュアルも更新しましょう。

まとめ: マニュアル作成はChatGPTにお任せ

🦊 フォックン「マニュアル作成、もう怖くない！明日から使ってみる😊」

🦉 オウル先生「素晴らしいですね。それでは、今日の内容をまとめましょう」

この記事で学んだこと

1. マニュアル作成の課題: 構成を考えるのが難しい、時間がかかる
2. 3ステップで作成:
   • STEP1: 情報を整理（3分）
   • STEP2: ChatGPTに依頼（2分）
   • STEP3: 微調整（10分）
3. 削減効果: 3時間30分→15分（93%削減）
4. 実践プロンプト: コピペで即使える3種類

削減時間の試算

🦉 オウル先生「小さく始めて、徐々に活用範囲を広げていきましょう。最初は1本から始めても大丈夫です」

次のステップ

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オウル先生&フォックン

ブログライター

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