【時短術】総務業務で使える時間管理テクニック7選｜今日から実践できる

公開日: 2025-12-13
カテゴリ: 働き方改革・時間管理
想定読了時間: 10分

導入

🦊 フォックン「やることが多すぎて、いつも時間が足りない…。優先順位もつけられなくて、結局残業になっちゃう💦」

🦉 オウル先生「総務は突発対応が多く、時間管理が難しい職種ですよね。でも、正しいテクニックを知れば、同じ時間でも2倍以上の成果を出すことができます。今日は、私が15年かけて身につけた時間管理テクニックをお伝えします」

この記事は、以下のような方におすすめです。

• やることが多すぎて時間が足りない
• 優先順位のつけ方が分からない
• 突発対応で予定が崩れてしまう
• 定時に帰りたいが、いつも残業になる
• 時間管理のテクニックを知りたい

この記事を読めば、総務業務に特化した時間管理テクニックが身につき、定時退社に近づけます。

私は総務・情報システム・人事を15年担当してきた中で、毎日残業から週3回定時退社に変わりました。その具体的なテクニックをお伝えします。

時間管理ができないと何が起きる？

🦉 オウル先生「まず、時間管理ができないとどうなるか、振り返ってみましょう」

時間管理ができなかった頃の私

🦊 フォックン「全部当てはまる…。どうすれば抜け出せるの？」

🦉 オウル先生「正しいテクニックを知り、習慣化することです。1つずつ紹介しますね」

時間管理テクニック7選

テクニック①：タイムブロッキング

何をするか:
1日のスケジュールを時間ブロックに分けて管理する

やり方:

1. Googleカレンダーを開く
2. 業務ごとに時間枠を設定する
3. その時間はそのタスクだけに集中する

スケジュール例:

【1日のタイムブロック例】

09:00-09:30  📧 メール・チャット確認
09:30-11:00  📋 集中作業タイム（重要タスク）
11:00-12:00  📞 問い合わせ対応
12:00-13:00  🍽️ 昼休み
13:00-14:00  📞 問い合わせ対応
14:00-15:30  📋 集中作業タイム（重要タスク）
15:30-16:00  ☕ 休憩・雑務
16:00-17:00  📝 明日の準備・タスク整理
17:00-17:30  📧 メール・チャット確認
17:30        🏠 退社

🦊 フォックン「集中する時間を決めておくと、割り込みを減らせるんだね！」

🦉 オウル先生「『この時間は電話に出ない』と決める勇気も大切です。もちろん、緊急時は例外ですが」

効果: 集中力UP、タスク完了率UP

テクニック②：ポモドーロテクニック

何をするか:
25分作業 + 5分休憩を繰り返す

やり方:

1. タイマーを25分にセット
2. 25分間、1つのタスクだけに集中
3. タイマーが鳴ったら5分休憩
4. 4セット終わったら15〜30分の長い休憩

なぜ効果的？:

• 人間の集中力は90分が限界（実際は25分でも難しい）
• 短い集中と休憩を繰り返すことで疲れにくい
• 「あと25分だけ」と思うと始めやすい

🦊 フォックン「25分なら集中できそう！休憩があるのもいいね」

おすすめツール:

• スマホのタイマー
• Focus To-Do（アプリ）
• Toggl Track（時間計測＋ポモドーロ）

効果: 集中力維持、疲労軽減

テクニック③：2分ルール

何をするか:
2分以内にできることは、今すぐやる

やり方:

1. タスクが発生したら「2分以内にできる？」と問いかける
2. 2分以内 → 今すぐやる
3. 2分以上 → リストに追加して後でやる

2分以内でできること例:

🦉 オウル先生「小さなタスクを溜めると、それだけでストレスになります。2分ルールで片付ければ、頭がスッキリします」

🦊 フォックン「確かに、『後でやろう』と思って忘れちゃうこと多い…」

効果: タスク溜まり防止、ストレス軽減

テクニック④：アイゼンハワーマトリクス

何をするか:
タスクを緊急度×重要度で4つに分類する

マトリクス:

                    緊急
                    ↑
        ┌───────────┬───────────┐
        │  ②緊急    │  ①緊急    │
   重   │  だが     │  かつ     │
   要   │  重要でない│  重要     │
        │  →委任    │  →今すぐ  │
        ├───────────┼───────────┤
        │  ④緊急    │  ③緊急    │
   重   │  でなく   │  でないが │
   要   │  重要でない│  重要     │
   で   │  →削除    │  →計画    │
   な   │           │           │
   い   └───────────┴───────────┘
                   → 緊急でない

分類例:

🦉 オウル先生「③（緊急でないが重要）に時間を使えるかどうかで、長期的な成果が決まります。多くの人は①と②に追われて、③ができていません」

🦊 フォックン「スキルアップとか業務改善って、後回しにしがちだよね…」

効果: 優先順位の明確化、重要タスクへの時間確保

テクニック⑤：バッチ処理

何をするか:
同じ種類のタスクをまとめて処理する

やり方:

1. 似たタスクをグループ化
2. まとめて処理する時間を決める
3. その時間に一気に片付ける

バッチ処理の例:

🦉 オウル先生「タスクの切り替えには『スイッチングコスト』がかかります。同じタスクをまとめることで、このコストを削減できます」

🦊 フォックン「メールを見るたびに集中が途切れてたかも…」

効果: 集中力維持、処理速度UP

テクニック⑥：「断る」スキル

何をするか:
すべてを引き受けない

🦊 フォックン「これが一番難しい…。断ると嫌われそうで💦」

🦉 オウル先生「断らないことで、自分も相手も不幸になることがあります。正しい断り方を覚えましょう」

断り方のテンプレート:

断る際のポイント:

1. 理由を簡潔に伝える（言い訳は不要）
2. 代替案を提示する（完全拒否ではない印象に）
3. 感謝を添える（依頼してくれたことへの敬意）

🦉 オウル先生「『すべてにYESと言う人』は、実は評価されません。自分の時間を守れる人こそ、信頼されます」

効果: 自分の時間を守る、重要タスクに集中できる

テクニック⑦：1日の終わりに振り返り

何をするか:
退社前5分で今日を振り返り、明日を準備する

やり方:

1. 今日やったことを確認
2. 明日やることをリストアップ
3. 明日の優先順位を決める
4. デスクを片付けて退社

振り返りテンプレート:

【今日の振り返り】（退社前5分）

✅ 完了したこと
- 経費精算チェック（50件）
- 会議資料作成
- 〇〇さんからの問い合わせ対応

📝 明日やること（優先順位順）
1. 【重要】月次報告書の作成
2. 【重要】採用面接の日程調整
3. 備品発注
4. メール返信（まとめて）

⏰ 明日のタイムブロック
09:00-11:00 月次報告書作成
11:00-12:00 問い合わせ対応
14:00-15:00 採用関連業務

🦊 フォックン「明日のことを前日に決めておくと、朝からスムーズに始められそう！」

🦉 オウル先生「朝の自分に贈り物をするつもりで準備しましょう。翌朝、迷わずスタートできます」

効果: 翌日のスタートダッシュ、モヤモヤ解消

時間管理ツールおすすめ3選

🦉 オウル先生「テクニックを実践するためのツールを紹介します」

①Googleカレンダー（タイムブロッキング）

使い方:

• タイムブロックを色分けで管理
• 繰り返し設定で定期タスクを自動化
• リマインダーで忘れ防止

費用: 0円

②Todoist（タスク管理）

使い方:

• すべてのタスクを「インボックス」に投入
• 優先度（P1〜P4）で分類
• 締め切り設定でリマインド

費用: 0円（無料版で十分）

③Toggl Track（時間計測）

使い方:

• 作業時間を計測
• どの業務に何時間使ったか可視化
• 改善ポイントを発見

費用: 0円（無料版で十分）

🦊 フォックン「どれも無料で使えるんだ！」

総務特有の「突発対応」への対処法

🦊 フォックン「でも、総務って突発対応が多いじゃない？計画通りにいかないよね…」

🦉 オウル先生「そこは最初から『突発対応枠』を確保しておくのがコツです」

突発対応への3つの対策

対策①：バッファ時間を確保

【NGスケジュール】
09:00-12:00 タスクA
12:00-13:00 昼休み
13:00-17:30 タスクB
→ 突発対応が入ると崩壊

【OKスケジュール】
09:00-11:00 タスクA
11:00-12:00 ★バッファ（突発対応枠）
12:00-13:00 昼休み
13:00-15:00 タスクB
15:00-16:00 ★バッファ（突発対応枠）
16:00-17:30 タスクC
→ 突発対応が入っても対応可能

対策②：「問い合わせ対応タイム」を設定

• 「11時〜12時は問い合わせ対応タイム」と周知
• その時間以外は「後でお願いします」と言える

対策③：よくある問い合わせをFAQ化

• 繰り返しの問い合わせを減らす
• 「FAQを見てください」で対応時間削減

🦉 オウル先生「突発対応をゼロにはできませんが、減らすことはできます」

まとめ：時間は管理できる

🦊 フォックン「7つのテクニック、今日から試してみる！特にタイムブロッキングと2分ルールは今すぐできそう！」

🦉 オウル先生「素晴らしいですね。では、今日の内容をまとめましょう」

この記事で学んだ時間管理テクニック7選

今日から始める3つのアクション

🦉 オウル先生「時間は管理できます。テクニックを知り、習慣にすれば、必ず定時退社に近づけます」

🦊 フォックン「よし、今日から時間管理マスターになるぞ！✨」

次のステップ

時間管理テクニックを身につけたら、次はこちらの記事もおすすめです：

1. 【実録】定時退社を実現するためにやった5つのこと

   • 時間管理と合わせて実践したい内容

2. 【初心者向け】ChatGPTで総務業務を効率化する7つの方法

   • 業務そのものを効率化する方法

3. 【メンタルヘルス】総務の仕事でストレスを溜めない方法

   • 時間管理と合わせて心の健康も

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オウル先生&フォックン

ブログライター

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