【実録】ペーパーレス化で月15時間削減した方法

中小企業でもできる実践ステップ

公開日: 2025-12-13
カテゴリ: 総務実務・働き方改革
想定読了時間: 10分

導入

🦊 フォックン「紙の資料、保管場所がもうパンパン…。ペーパーレス化したいけど、何から始めればいいか分からないし、社内の反発も怖い💦」

🦉 オウル先生「その悩み、よく分かります。私も最初は『紙の方が見やすい』『今まで通りでいい』という反発に苦労しました。でも、正しいステップで進めれば、中小企業でも月15時間以上の削減が可能です」

この記事は、以下のような方におすすめです。

• ペーパーレス化を進めたいが、何から始めればいいか分からない
• 社内の反発が心配で踏み出せない
• 予算がないが、ペーパーレス化を実現したい
• 実際にどれくらい効果があるのか知りたい

この記事を読めば、中小企業でも実践できるペーパーレス化の具体的な方法と、成功させるコツが分かります。

私は総務・情報システム・人事を15年担当してきた中で、ペーパーレス化で月15時間以上の削減を実現しました。その具体的なステップをお伝えします。

ペーパーレス化前の状況【Before】

🦉 オウル先生「まず、ペーパーレス化前の状況をお伝えしますね」

当時の課題

🦊 フォックン「これ、うちの会社とほぼ同じ状況だ…」

具体的な数字（Before）

🦉 オウル先生「毎月20時間。年間だと240時間、つまり約30日分の労働時間を紙関連業務に費やしていました」

実施したペーパーレス化施策【4つ】

施策①：Googleドライブでファイル共有

やったこと:

• 社内のファイル共有をGoogleドライブに統一
• フォルダ構成のルールを策定
• アクセス権限を設定

導入コスト: 0円（無料版で対応）

具体的な運用ルール:

【フォルダ構成】
📁 全社共有
  ├── 📁 01_規程・マニュアル
  ├── 📁 02_申請書類（テンプレート）
  ├── 📁 03_議事録
  ├── 📁 04_報告書
  └── 📁 99_アーカイブ

📁 部署別
  ├── 📁 総務部
  ├── 📁 営業部
  └── 📁 開発部

【ファイル命名規則】
日付_種類_タイトル_バージョン
例: 20251213_議事録_定例会議_v1

🦊 フォックン「無料でできるんだ！フォルダ構成のルールがあると探しやすいね」

効果: 資料検索時間が月4時間 → 1時間に削減（3時間削減）

施策②：Googleフォームで申請書を電子化

やったこと:

• 紙の申請書をGoogleフォームに置き換え
• 回答がスプレッドシートに自動集約
• 承認フローをメール通知で実現

導入コスト: 0円（無料版で対応）

電子化した申請書:

🦉 オウル先生「紙の申請書は、印刷→記入→押印→提出→回覧→承認という長いプロセスでした。電子化したことで、このプロセスが数クリックで完了するようになりました」

効果: 申請・承認の時間が月5時間 → 1時間に削減（4時間削減）

施策③：社内ポータルで情報公開

やったこと:

• Notionで社内ポータルを構築
• 規程・マニュアル・FAQを集約
• 更新履歴を可視化

導入コスト: 0円（無料版で対応）

社内ポータルの構成:

🏠 社内ポータル（Notion）
├── 📋 社内規程
│   ├── 就業規則
│   ├── 経費精算規程
│   └── 在宅勤務規程
├── 📖 マニュアル
│   ├── 入社手続きマニュアル
│   ├── 経費精算マニュアル
│   └── 備品発注マニュアル
├── ❓ FAQ
│   ├── 有給休暇について
│   ├── 経費精算について
│   └── 社内システムについて
└── 📢 お知らせ
    ├── 2025年12月のお知らせ
    └── アーカイブ

🦊 フォックン「『あの規程どこ？』って聞かれなくなりそう！」

効果: 問い合わせ対応時間が月3時間 → 1時間に削減（2時間削減）

施策④：ペーパーレス会議の推進

やったこと:

• 会議資料の事前配布をやめ、画面共有に統一
• 議事録はGoogleドキュメントでリアルタイム作成
• 会議後すぐに共有フォルダに保存

導入コスト: 0円

Before → After:

🦉 オウル先生「会議のたびに10部印刷していたのが、今はゼロです。年間で数千枚の紙を削減できました」

効果: 会議関連作業が月8時間 → 2時間に削減（6時間削減）

ペーパーレス化後の結果【After】

削減時間の比較

🦊 フォックン「月15時間も削減！年間だと180時間、約22日分だ！」

その他の効果

🦉 オウル先生「時間削減だけでなく、働き方の自由度も大幅に向上しました」

ペーパーレス化を成功させる5つのコツ

コツ①：小さく始める

🦊 フォックン「いきなり全部ペーパーレス化するのは無理だよね…」

🦉 オウル先生「その通りです。まずは1つの業務から始めるのがコツです」

おすすめの始め方:

1. 会議資料のペーパーレス化（すぐ効果が見える）
2. 備品発注申請の電子化（頻度が高く、反発が少ない）
3. 社内FAQのオンライン化（問い合わせ削減効果）

コツ②：反発への対処法を用意する

よくある反発と対処法:

🦉 オウル先生「反発は必ず来ます。でも、一度慣れると『紙に戻りたくない』と言われるようになりますよ」

コツ③：成功事例を社内で共有する

効果を可視化する:

• 削減時間をグラフで表示
• Before/Afterの写真を撮影
• 「こんなに楽になった」という声を集める

🦊 フォックン「数字で見せると説得力あるね！」

コツ④：経営層・上司の理解を得る

説得のポイント:

1. コスト削減効果: 印刷費・用紙代の削減額
2. 時間削減効果: 月○○時間、年間○○時間
3. リスク軽減: 紛失・災害時のリスク対策
4. 働き方改革: 在宅勤務対応、生産性向上

稟議書の書き方例:

【提案】社内文書のペーパーレス化推進

【目的】
業務効率化と働き方改革の推進

【効果（見込み）】
・時間削減: 月15時間（年間180時間）
・コスト削減: 年間約10万円（印刷費・用紙代）
・リスク軽減: 文書紛失リスクの大幅低減

【必要予算】
0円（無料ツールで対応可能）

【スケジュール】
・1ヶ月目: 会議資料のペーパーレス化
・2ヶ月目: 申請書の電子化
・3ヶ月目: 社内ポータル構築

コツ⑤：段階的に拡大する

フェーズ分けの例:

🦉 オウル先生「『完璧を目指さない』のが大事です。80%ペーパーレス化できれば成功と考えましょう」

導入ツール一覧【すべて無料】

🦊 フォックン「全部無料でできるんだ！予算ゼロでも始められる！」

まとめ：ペーパーレス化は今日から始められる

🦊 フォックン「ペーパーレス化、思ったよりハードル低そう！無料ツールで始められるし！」

🦉 オウル先生「その通りです。予算ゼロでも、やる気さえあれば実現できます。では、今日の内容をまとめましょう」

この記事で学んだこと

1. ペーパーレス化で月15時間（年間180時間）削減可能
2. 無料ツールだけで十分実現できる
3. 小さく始めて、段階的に拡大するのがコツ
4. 反発は必ず来るが、成果を数字で示せば理解を得られる
5. 完璧を目指さず、80%達成を目標にする

今日から始める3ステップ

🦉 オウル先生「今日の会議から、印刷をやめてみましょう。それが最初の一歩です」

🦊 フォックン「よし、次の会議から画面共有にしてみる！✨」

次のステップ

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オウル先生&フォックン

ブログライター

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