【実録】ChatGPTで月20時間削減した総務担当者の活用術7選【コピペOK】
「ChatGPTって便利そうだけど、実際に総務の仕事でどう使えばいいの？」
そんな疑問を抱えていませんか？
🦊 フォックン： 「ChatGPTが話題だけど、プロンプトとか難しそう…😅 総務の仕事に本当に使えるのかな？具体的な使い方が全然イメージできないよ〜💦」
🦉 オウル先生： 「その気持ち、よくわかりますよ！でも安心してください。総務業務こそChatGPTが最も活躍する分野なんです 🎯 実際、ある総務担当者は月20時間もの業務時間を削減できました。この記事では、その秘訣をコピペで使えるプロンプト付きで完全公開します！」
🦊 フォックン： 「本当に！？コピペで使えるなら僕にもできそう！💪 早速教えて〜！」
この記事で分かること ✅ ChatGPTで削減できる総務業務トップ7 ✅ コピペで使える12個の実践プロンプト ✅ 無料版でもできる活用テクニック ✅ 実際に月20時間削減した実例
それでは早速、見ていきましょう！
ChatGPTで総務業務が劇的に変わる理由
🦊 フォックン： 「そもそも、なんでChatGPTが総務に向いてるの？🤔」
🦉 オウル先生： 「良い質問ですね！まずは総務業務の特徴から見ていきましょう 📊」
総務業務の「時間泥棒」トップ3
総務担当者の時間を奪っている業務、実はこの3つです。
1位：勤怠チェック・集計作業（月10時間）
- 遅刻・早退の確認
- 残業時間の集計
- 有給取得状況の管理
2位：同じ質問への繰り返し対応（月6時間）
- 「有給の残日数は？」
- 「経費精算のやり方は？」
- 「社会保険の手続きは？」
3位：マニュアル・資料作成（月4時間）
- 新入社員向けマニュアル
- 社内規程の更新
- 手順書の作成
💡 実例：佐藤さん（35歳・総務主任）の場合
Before：月間残業20時間のうち、ルーティン業務が15時間
After：ChatGPT導入で月5時間に削減！
→ 企画業務や改善提案に時間を使えるように
なぜChatGPTが総務と相性抜群なのか
ChatGPTが総務業務で活躍する理由は、この3つです。
理由①：定型業務の自動化が得意
- ルールが明確な業務（勤怠チェック、データ集計）
- 繰り返し行う作業（FAQ作成、メール返信）
理由②：文書作成の高速化
- マニュアル・規程の下書き作成
- 議事録の整形・要約
- メール文章のブラッシュアップ
理由③：情報整理の効率化
- データからパターンを発見
- 表形式への変換
- 要点の抽出
無料版でもここまでできる！
🦊 フォックン： 「有料版じゃないとダメなのかな…？💦」
🦉 オウル先生： 「いえいえ！基本的な業務効率化は無料版で十分ですよ 😊」
無料版（ChatGPT-3.5）でできること ✅ 文書作成・チェック（マニュアル、メール文章） ✅ 簡単なデータ整理（100行以下のExcelデータ） ✅ FAQ作成・質問への回答 ✅ プロンプトの練習・試行
有料版（ChatGPT Plus／月$20）が必要なケース
- 大量データ処理（100行以上のExcel集計）
- 高精度な分析・複雑な計算
- レスポンス速度を重視する場合
まずは無料版で試してみて、必要を感じたらアップグレードすればOKです！
活用術①：勤怠チェックの自動化【月10時間削減】
🦊 フォックン： 「勤怠チェック、毎月めちゃくちゃ時間かかるんだよね…😅」
🦉 オウル先生： 「わかります！でもChatGPTなら5分で終わらせられますよ 🎯」
こんな悩みを解決
勤怠チェックでこんな困りごと、ありませんか？
✅ 遅刻・早退のチェックに時間がかかる（目視確認は疲れる）
✅ 残業時間の集計でミスが不安（Excelの関数が苦手）
✅ 36協定超過の確認が煩雑（手作業では見落としも）
✅ 月末の締め作業が深夜までかかる
これ、すべてChatGPTで解決できます！
コピペで使えるプロンプト
早速、実際のプロンプトを見ていきましょう。
【プロンプト例①：遅刻チェック】
以下の勤怠データから、始業時刻（9:00）より遅い出勤時刻の社員をリストアップしてください。
[ここに勤怠データをペースト]
出力形式：
- 社員番号
- 氏名
- 出勤時刻
- 遅刻時間（分）
遅刻時間の長い順に並べてください。
【プロンプト例②：残業時間集計】
以下の勤怠データから、各社員の月間残業時間を集計してください。
所定労働時間は1日8時間、週40時間です。
[ここに勤怠データをペースト]
出力形式：
- 氏名
- 総労働時間
- 月間残業時間
- 36協定超過の有無（45時間基準）
残業時間の多い順に並べてください。
【プロンプト例③：有給取得状況確認】
以下の有給取得データから、取得率が低い社員（年間5日未満）をリストアップしてください。
[ここに有給データをペースト]
出力形式：
- 氏名
- 付与日数
- 取得日数
- 取得率（％）
- 注意喚起の必要性
年次有給休暇の取得義務（5日）を下回る社員を強調してください。
実践手順（3ステップ）
具体的な使い方を見ていきましょう。
ステップ1：勤怠データをコピー
- Excelから該当範囲を選択（ヘッダー行も含める）
- Ctrl+C（Macは⌘+C）でコピー
ステップ2：ChatGPTにペースト
- プロンプトをコピー
- [ここに勤怠データをペースト]の部分にExcelデータを貼り付け
- 送信ボタンをクリック
ステップ3：結果を確認・活用
- 出力結果を確認
- 必要に応じて「もっと詳しく」と追加質問
- 結果をExcelにコピーして保存
🦊 フォックン： 「え、これだけ！？めちゃくちゃ簡単じゃん！💡」
🦉 オウル先生： 「そうなんです！コピペするだけで、10時間かかっていた作業が5分で終わりますよ 😊」
💰 ワンポイントアドバイス
大量データ（100人以上）を扱う場合は、ChatGPT Plusの利用がおすすめです。
メリット
- 処理速度が速い（待ち時間ゼロ）
- エラーが少ない（高精度なGPT-4）
- 複雑な分析も可能
月3,000円で月10時間削減なら、時給換算で十分に元が取れます！
👉 ChatGPT Plusの詳細を見る（30日間返金保証あり）
活用術②：社内問い合わせ対応の効率化
【月6時間削減】
🦊 フォックン： 「『有給の残日数は？』とか、同じ質問に毎回答えるの大変なんだよね…😅」
🦉 オウル先生： 「総務あるあるですね！ChatGPTでFAQ自動生成すれば、対応時間を大幅削減できますよ 📝」
よくある問い合わせパターン
総務への問い合わせ、実はこの5つに集中しています。
トップ5の問い合わせ
- 「有給の残日数を教えて」
- 「経費精算のやり方が分からない」
- 「社会保険の手続きは？」
- 「備品の申請方法は？」
- 「社内規程を確認したい」
これらに毎回同じ説明をするのは時間の無駄です。
ChatGPTで一度FAQを作れば、社内ポータルに掲載→問い合わせ激減という好循環が生まれます！
FAQ自動生成プロンプト
社内規程からFAQを自動生成するプロンプトです。
【プロンプト例④：FAQ作成】
以下の社内規程から、よくある質問とその回答を5つ作成してください。
[ここに社内規程をペースト]
要件：
- 初心者にも分かりやすく
- 箇条書きで簡潔に
- 関連する規程番号も記載
- 「〜してください」という形式で指示も含める
対象読者：新入社員〜中堅社員
実際の出力例
Q1. 有給休暇はいつから取得できますか？
A1. 入社から6ヶ月経過後、10日付与されます。
その後1年ごとに日数が増加します（規程第○条）。
申請は休暇希望日の3日前までに「勤怠システム」から行ってください。
Q2. 経費精算の期限はいつまでですか？
A2. 経費発生月の翌月末までです（規程第○条）。
「経費精算システム」から申請し、領収書原本を総務部に提出してください。
※期限を過ぎると精算できない場合があります
回答テンプレート生成
個別の問い合わせにも、テンプレートを自動生成できます。
【プロンプト例⑤：メール返信文作成】
以下の問い合わせに対する丁寧な返信メールを作成してください。
問い合わせ内容：
[ここに質問内容をペースト]
要件：
- ビジネスメール形式
- 分かりやすく具体的に
- 参照すべき資料・リンクも提示
- 「ご不明点があればお気軽にお問い合わせください」で締める
トーン：丁寧だけど堅苦しくない
実際の出力例
件名：Re: 有給休暇の残日数について
○○さん
お疲れ様です、総務部の△△です。
有給休暇の残日数についてご連絡いたします。
【○○さんの有給残日数】
・付与日数：10日
・取得日数：3日
・残日数：7日（2025年1月15日時点）
次回の付与は2025年4月1日（10日付与予定）です。
残日数は「勤怠システム」の「有給管理」画面からも確認できます。
https://example.com/kintai-system
ご不明点があればお気軽にお問い合わせください。
総務部 △△
🦊 フォックン： 「これは便利〜！😆 メール文も丁寧で完璧だね！」
🦉 オウル先生： 「そうなんです！このテンプレートを社内ナレッジベースに蓄積していけば、どんどん対応が楽になりますよ 🌟」
活用術③：マニュアル・資料作成の高速化【月4時間削減】
🦊 フォックン： 「マニュアル作るの苦手なんだよね…構成考えるだけで時間かかっちゃう💦」
🦉 オウル先生： 「大丈夫！ChatGPTなら構成案から本文まで一気に作成できますよ 📝」
マニュアル構成案の自動生成
まずは構成案を作ってもらいましょう。
【プロンプト例⑥：マニュアル構成案】
「○○の手順マニュアル」を作成したいです。
初心者向けに分かりやすい構成案を提案してください。
対象者：[例：新入社員]
目的：[例：経費精算を自分でできるようになる]
前提知識：[例：Excelの基本操作は可能]
要件：
- 大見出し5〜7個
- 各見出しの下に小見出し2〜3個
- 所要時間も記載
- 画像挿入箇所も提案
実際の出力例
【経費精算マニュアル】
1. はじめに（5分）
1-1. このマニュアルの目的
1-2. 経費精算とは
1-3. 必要なもの
2. 事前準備（10分）
2-1. 領収書の受け取り方
2-2. 経費精算システムへのログイン
[画像：ログイン画面]
3. 経費申請の手順（15分）
3-1. 申請書の作成
3-2. 領収書のアップロード
[画像：アップロード画面]
3-3. 承認ルートの設定
4. 承認後の対応（5分）
4-1. 振込日の確認
4-2. 領収書原本の提出
5. よくあるエラーと対処法（10分）
5-1. 「領収書が読み取れません」
5-2. 「申請期限を過ぎています」
6. 問い合わせ先
箇条書きを読みやすい文章に
メモ書きを整った文章に変換できます。
【プロンプト例⑦：文章整形】
以下のメモ書きを、分かりやすいマニュアル形式の文章に整形してください。
[ここにメモをペースト]
要件：
- です・ます調
- 番号付きリスト
- 注意点は【注意】で強調
- 補足説明は※で追加
- 改行を適切に
表・チェックリストの作成
情報を見やすい表形式に変換できます。
【プロンプト例⑧：表形式変換】
以下の情報を見やすい表形式にしてください。
[ここに情報をペースト]
要件：
- Markdown形式で出力
- ヘッダー行は太字
- 5列以内に収める
- 並び替え：重要度順
🦊 フォックン： 「構成案から表まで全部作ってくれるんだ！すごい！💪」
🦉 オウル先生： 「はい！あとは微調整するだけで、プロ級のマニュアルが完成しますよ 😊」
活用術④⑤⑥の3つをまとめて紹介【各月1-2時間削減】
🦊 フォックン： 「ここまででもう結構時短できそう！💪 あと3つも気になる〜！」
🦉 オウル先生： 「いい調子ですね！次は少し特殊な活用法を3つまとめて紹介します 🎯」
活用術④：Excel関数・マクロの生成
「Excelの関数が分からない…」そんな時もChatGPTにお任せ！
【プロンプト例⑨：Excel関数生成】
Excelで以下の処理をする関数を教えてください。
やりたいこと：
- セルA列の日付から「曜日」を表示
- 土曜は青字、日曜は赤字、平日は黒字
前提：
- A列には日付データ（2025/01/15形式）
- B列に曜日を表示したい
関数だけでなく、設定手順も教えてください。
実際の出力例
【関数】
B1セルに以下の関数を入力：
=TEXT(A1,"aaa")
【条件付き書式の設定】
1. B列を選択
2. 「ホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」
3. 「数式を使用して...」を選択
4. 土曜の設定：=TEXT(A1,"aaa")="土" → 青色
5. 日曜の設定：=TEXT(A1,"aaa")="日" → 赤色
応用例
- VLOOKUP関数の作成
- ピボットテーブルの設定方法
- マクロ（VBA）のコード生成
🦊 フォックン： 「Excel苦手な僕でも使えそう！😊」
活用術⑤：議事録の整形・要約
会議のメモを議事録に自動変換できます。
【プロンプト例⑩：議事録要約】
以下の会議メモを、正式な議事録形式に整形してください。
[ここにメモをペースト]
要件：
- 日時・出席者・議題を明記
- 議論内容を要約
- 決定事項を箇条書き
- 課題・TODOを担当者名付きで整理
- 次回までのアクションを明確に
フォーマット：社内議事録（ビジネス文書）
実際の使用例
Before（メモ）：
「残業削減の件、田中さんから提案。現状月平均30h。
目標20h。システム導入検討。予算100万。来月決定。」
After（議事録）：
【決定事項】
1. 残業削減目標を月平均20時間に設定
2. 業務効率化システム導入を検討（予算上限100万円）
3. 来月の定例会議で最終決定
【TODO】
・田中：システム比較資料作成（2/15まで）
・総務部：予算申請書作成（2/20まで）
活用術⑥：社内アンケートの集計・分析
アンケート結果から傾向を発見できます。
【プロンプト例⑪：アンケート分析】
以下の社内アンケート結果を分析してください。
[ここにアンケートデータをペースト]
分析内容：
- 回答の傾向・パターンを抽出
- 満足度の高い/低い項目を特定
- 改善提案を3つ
- グラフ化の提案（どのグラフが適切か）
出力形式：
1. 全体傾向
2. 詳細分析
3. 改善提案
4. 推奨グラフ
活用シーン
- 社員満足度調査
- 福利厚生の意見収集
- 社内イベントのアンケート
🦉 オウル先生： 「この3つの活用術も、合わせて月3〜5時間の削減効果がありますよ 🌟」
3つの活用術の活用シーン（アイコン図解）]
活用術⑦：採用業務の効率化【月2時間削減】
🦊 フォックン： 「採用業務にも使えるの？😲」
🦉 オウル先生： 「はい！求人票作成や面接準備など、採用業務でも大活躍なんですよ 👔」
求人票の作成サポート
魅力的な求人票を短時間で作成できます。
【プロンプト例⑫：求人票作成】
以下の条件で魅力的な求人票を作成してください。
【基本情報】
・職種：[例：総務スタッフ]
・雇用形態：[例：正社員]
・勤務地：[例：東京都渋谷区]
・給与：[例：月給25〜35万円]
【業務内容】
[箇条書きで記載]
【求める人物像】
[特徴を記載]
要件：
- 応募したくなる表現で
- 「〜できる方歓迎」のポジティブな書き方
- 業務のやりがいも伝える
- 500文字程度
ターゲット：30代の総務経験者
実際の出力例
【総務スタッフ募集】
〜会社の「縁の下の力持ち」として活躍しませんか？〜
当社は創業20年の安定企業。
総務部門の中核メンバーとして、
会社運営をサポートしていただける方を募集します。
【仕事内容】
・勤怠管理・給与計算（システム使用）
・社内イベント企画・運営
・備品管理・ファシリティ対応
・採用事務（書類管理、面接調整）
【こんな方を歓迎】
✓ 総務経験3年以上
✓ Excel基本操作が可能
✓ コミュニケーション力に自信がある
✓ 効率化・改善提案ができる
【やりがい】
社員から「ありがとう」と感謝される瞬間が多い仕事です。
あなたのアイデアで会社がもっと働きやすくなります！
給与：月給25〜35万円（経験考慮）
勤務地：東京都渋谷区（駅徒歩5分）
面接質問リストの生成
適切な面接質問を自動作成できます。
【プロンプト例⑬：面接質問作成】
○○職の採用面接で使える質問を10個作成してください。
職種：[例：総務スタッフ]
経験レベル：[例：経験者（3年以上）]
要件：
- 応募者の適性を見極められる質問
- 答えやすい質問から難しい質問まで段階的に
- 「はい/いいえ」で終わらない質問
- 具体例を引き出せる質問
カテゴリ分け：
1. アイスブレイク（2問）
2. 経験・スキル確認（4問）
3. 価値観・適性確認（3問）
4. 最終確認（1問）
🦊 フォックン： 「面接質問まで考えてくれるんだ！助かる〜！😆」
💰 採用業務をさらに効率化するなら
ジョブカン採用管理と組み合わせると、応募者管理から面接調整までシームレス。
メリット
- 応募者情報を一元管理
- 面接日程を自動調整
- ChatGPTで作成した求人票もそのまま活用
👉 ジョブカン採用管理の無料トライアルを試す（30日間無料）
ChatGPT活用を成功させる5つのコツ
🦊 フォックン： 「プロンプトはわかったけど、もっと上手に使うコツってあるのかな？🤔」
🦉 オウル先生： 「良い質問ですね！最後に、ChatGPTを使いこなすための5つのコツを教えますよ 🌟」
具体的に指示する
曖昧な指示ではなく、具体的な要件を明示しましょう。
❌ 悪い例
マニュアルを作って
✅ 良い例
新入社員向けの経費精算マニュアルを作成してください。
- 対象：Excel基本操作可能な新入社員
- 目的：自分で経費精算を完了できるようになる
- 構成：5ステップで段階的に
- 所要時間：各ステップ5分以内
- トーン：親しみやすく丁寧
ポイント
- 対象者を明確に
- 目的・ゴールを伝える
- 文字数・構成を指定
- トーン・文体を指定
出力形式を明確にする
どんな形式で出力してほしいか伝えましょう。
指定できる形式
- 表形式（Markdown、CSV）
- 箇条書き（番号付き、記号付き）
- 文章形式（です・ます調、だ・である調）
- コード形式（Excel関数、VBA）
例
結果を表形式で出力してください。
列：社員番号、氏名、残業時間、超過有無
並び順：残業時間の多い順
段階的に質問する
一度に完璧を求めず、対話しながら完成度を上げるのがコツです。
おすすめの流れ
- 概要作成：「経費精算マニュアルの構成案を作って」
- 詳細追加：「3章の『経費申請の手順』を詳しく書いて」
- 修正調整：「もっと初心者向けに、専門用語を減らして」
🦊 フォックン： 「なるほど！いきなり完璧を求めなくていいんだね 😊」
プロンプトをテンプレート化
よく使うプロンプトはテンプレート化して保存しましょう。
保存場所の例
- Googleドキュメント「ChatGPTプロンプト集」
- Notion「業務効率化ナレッジベース」
- Excelファイル「プロンプトテンプレート」
テンプレート例
【勤怠チェック用テンプレート】
以下の勤怠データから、[確認項目]をリストアップしてください。
[ここにデータをペースト]
出力形式：[形式を指定]
メリット
- 毎回考える手間が省ける
- 社内で共有して全員が使える
- 改善を積み重ねられる
エラーが出たら再質問
うまく動かない時は、追加指示で修正できます。
追加指示の例
- 「もっと簡潔に」
- 「別の表現で」
- 「初心者向けに分かりやすく」
- 「具体例を追加して」
エラーの原因
- データ量が多すぎる → 分割して入力
- 指示が曖昧 → より具体的に
- 出力形式が不明確 → 形式を明示
🦉 オウル先生： 「この5つのコツを押さえれば、ChatGPTを自在に使いこなせるようになりますよ 💪」
よくある質問（FAQ）
無料版と有料版、どっちがいい？
🦊 フォックン： 「やっぱり有料版じゃないとダメなのかな…？💦」
🦉 オウル先生： 「いえいえ！まずは無料版で十分ですよ 😊」
【結論】まずは無料版でOK！
無料版で十分な業務 ✅ 文書作成・チェック（マニュアル、メール） ✅ 簡単なデータ整理（100行以下） ✅ FAQ作成・質問への回答 ✅ プロンプトの練習・試行
有料版（Plus／月$20）が必要な場合
- 大量データ処理（100行以上のExcel集計）
- 高精度な分析・複雑な計算
- レスポンス速度を重視
- GPT-4の高度な機能が必要
判断基準 → 無料版で1週間試してみて、物足りなさを感じたらアップグレード
セキュリティは大丈夫？
【注意点】個人情報は入力しない！
✅ OK：入力してもOKなデータ
- 匿名化したデータ（社員番号のみ）
- 一般的な業務フロー
- 公開されている情報
- サンプルデータ
❌ NG：入力してはいけないデータ
- 実名、住所、電話番号
- マイナンバー
- 機密情報、財務データ
- 顧客の個人情報
対策
- 社内規程を確認してから利用
- 個人情報は伏せ字に置換
- 出力結果も社外秘として管理
プロンプトが上手く動かない時は？
【対処法】
パターン①：出力が期待と違う → 「もっと具体的に」「別の表現で」と追加指示
パターン②：エラーが出る → データ量を減らす、または分割して入力
パターン③：的外れな回答 → 新しいチャットで再試行（文脈をリセット）
パターン④：途中で止まる → 「続きをお願いします」と送信
🦊 フォックン： 「失敗しても諦めず、何度か試してみればいいんだね！💪」
まとめ
🦊 フォックン： 「すごい！月20時間削減も夢じゃないね！💪 勤怠チェック、問い合わせ対応、マニュアル作成…全部ChatGPTに任せられるんだ！早速明日から試してみるよ〜！」
🦉 オウル先生： 「その意気です！大切なのは『完璧を目指さず、まず試してみること』ですよ 🌟 最初は1つの活用術から始めて、徐々に広げていきましょう。コピペプロンプトがあるから、誰でも簡単に始められます！」
🦊 フォックン： 「うん！プロンプトをテンプレート化して、社内でも共有してみる！😊 ありがとう、オウル先生！」
🦉 オウル先生： 「あなたの業務効率化を応援していますよ！一緒に頑張りましょう 🦉💼」
📌 この記事のポイント
✅ ChatGPTは総務業務と相性抜群
✅ コピペで使える13個のプロンプトを紹介
✅ 月20時間削減は実現可能
✅ まずは無料版から始めてOK
✅ プロンプトをテンプレート化して効率UP
🎯 明日から実践できるアクション
ステップ1：勤怠チェックのプロンプトを試す（5分）
ステップ2：よく使うプロンプトをメモ帳に保存（10分）
ステップ3：1週間後に削減時間を計測（振り返り）
🚀 さらに学びたい方へ
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