【2025年版】総務で使える無料ツール10選｜予算ゼロで業務効率化

公開日: 2025-12-13
カテゴリ: 総務実務・ツール紹介
想定読了時間: 10分

導入

🦊 フォックン「業務効率化したいけど、予算がない…。無料で使えるツールってないの？💦」

🦉 オウル先生「ありますよ！実は無料でも十分すぎるほど高機能なツールがたくさんあります。私も中小企業の総務を15年やってきましたが、ほとんど無料ツールだけで月50時間以上の業務削減を実現しました」

この記事は、以下のような方におすすめです。

• 業務効率化したいが、ツール導入の予算がない
• 無料で使える便利なツールを知りたい
• 有料ツールを導入する前に、まず無料で試したい
• 上司に「無料でここまでできます」と説明したい

この記事を読めば、予算ゼロで始められる業務効率化ツールが見つかり、今日から実践できます。

私は総務・情報システム・人事を15年担当してきた中で、100以上のツールを試してきました。その中から、総務担当者に本当に役立つ無料ツール10選を厳選してお伝えします。

無料ツール選定の3つの基準

🦉 オウル先生「まず、私がツールを選ぶときの基準をお伝えしますね」

基準①：無料で十分使える

「無料版」と言いつつ、実際は機能制限が厳しくて使えない…というツールは除外しました。無料版だけで総務業務に十分対応できるツールを選んでいます。

基準②：学習コストが低い

総務担当者は多忙です。30分以内に基本操作を覚えられるツールを優先しました。

基準③：セキュリティが信頼できる

業務で使うツールなので、運営元が信頼できるものを選びました。

【カテゴリ別】総務で使える無料ツール10選

📝 文書作成・編集

ツール①：ChatGPT（文章作成AI）

できること:

• メール文面の作成・添削
• マニュアル・規程の下書き作成
• 議事録の整形
• 問い合わせ対応のテンプレート作成

無料版の制限:

• GPT-4o mini（十分高性能）
• 時間帯による利用制限あり

総務での活用例:

【プロンプト例】
以下の条件で、経費精算の社内通知文を作成してください。

・12月25日までに申請が必要
・年末年始の経理処理のため
・丁寧だが簡潔な文章で

🦊 フォックン「ChatGPTはもう使ってる！メール作成がめちゃくちゃ楽になった😊」

おすすめ度: ★★★★★
公式サイト: https://chat.openai.com/

ツール②：Googleドキュメント（文書作成）

できること:

• Word互換の文書作成
• リアルタイム共同編集
• コメント・提案機能
• 変更履歴の管理
• PDFエクスポート

無料版の制限:

• 個人利用は完全無料
• Googleアカウントが必要

総務での活用例:

• 社内規程の作成・更新
• マニュアルの共同編集
• 稟議書の下書き

🦉 オウル先生「Wordを買わなくても、Googleドキュメントで十分です。共同編集機能が特に便利で、複数人でマニュアルを作成するときに重宝します」

おすすめ度: ★★★★★
公式サイト: https://docs.google.com/

📊 表計算・データ管理

ツール③：Googleスプレッドシート（表計算）

できること:

• Excel互換の表計算
• 関数・ピボットテーブル
• リアルタイム共同編集
• Excelファイルの読み込み・編集
• Google Apps Script（自動化）

無料版の制限:

• 個人利用は完全無料
• 大規模データ（数万行以上）はやや重い

総務での活用例:

• 勤怠データの集計
• 備品管理表
• 社員名簿（個人情報は注意）
• 経費精算の集計

🦊 フォックン「Excelがなくても使えるの、本当に助かる！」

おすすめ度: ★★★★★
公式サイト: https://sheets.google.com/

ツール④：Notion（データベース・ナレッジ管理）

できること:

• データベース機能（テーブル、カレンダー、カンバン）
• ドキュメント作成
• Wiki・ナレッジベース構築
• タスク管理
• チームでの情報共有

無料版の制限:

• 個人利用は完全無料
• チーム利用は1,000ブロックまで（十分多い）

総務での活用例:

• 社内FAQ・ナレッジベース
• 備品管理データベース
• タスク管理・進捗管理
• マニュアル集約

🦉 オウル先生「Notionは多機能すぎて最初は戸惑うかもしれませんが、慣れると手放せなくなります。社内のナレッジを一元管理できるのが強みです」

おすすめ度: ★★★★☆
公式サイト: https://www.notion.so/

📁 ファイル共有・ストレージ

ツール⑤：Googleドライブ（クラウドストレージ）

できること:

• ファイルのクラウド保存
• フォルダ共有・権限管理
• ファイル検索
• バージョン管理
• オフラインアクセス

無料版の制限:

• 15GBまで無料（Gmail、Googleフォトと共有）

総務での活用例:

• 社内文書の保管・共有
• マニュアル・規程の配布
• 部署間のファイル共有
• バックアップ

🦊 フォックン「15GBあれば、文書中心の総務なら十分だよね！」

おすすめ度: ★★★★★
公式サイト: https://drive.google.com/

💬 コミュニケーション

ツール⑥：Slack（ビジネスチャット）

できること:

• チャンネル別のチャット
• ダイレクトメッセージ
• ファイル共有
• 検索機能
• 外部ツール連携（Googleカレンダー等）

無料版の制限:

• メッセージ履歴は直近90日分のみ閲覧可能
• 外部連携は10個まで

総務での活用例:

• 部署内の連絡・相談
• 全社通知チャンネル
• 問い合わせ対応（専用チャンネル）
• プロジェクト別のコミュニケーション

🦉 オウル先生「メールよりも気軽にやり取りできるので、問い合わせ対応が効率化します。『総務への問い合わせはこのチャンネルに』と決めておくと便利です」

おすすめ度: ★★★★☆
公式サイト: https://slack.com/

ツール⑦：Chatwork（ビジネスチャット）

できること:

• グループチャット
• タスク管理機能
• ファイル共有
• ビデオ通話
• 既読機能

無料版の制限:

• グループチャットは7つまで
• ビデオ通話は1対1のみ

総務での活用例:

• 社内連絡
• タスクの依頼・管理
• 外部業者とのやり取り

🦊 フォックン「Slackと似てるけど、タスク管理機能があるのがいいね！」

🦉 オウル先生「日本企業ではChatworkの方が馴染みやすい場合もあります。タスク機能が標準装備なのが強みですね」

おすすめ度: ★★★★☆
公式サイト: https://go.chatwork.com/

📅 スケジュール・日程調整

ツール⑧：Googleカレンダー（スケジュール管理）

できること:

• カレンダー管理
• 予定の共有
• リマインダー設定
• 会議室予約（設定次第）
• 他のGoogleサービスとの連携

無料版の制限:

• 個人利用は完全無料

総務での活用例:

• 会議・面談のスケジュール管理
• 会議室の空き状況確認
• 締め切りのリマインダー
• 全社イベントカレンダー

おすすめ度: ★★★★★
公式サイト: https://calendar.google.com/

ツール⑨：調整さん（日程調整）

できること:

• 複数人の日程調整
• 候補日の提示・回答収集
• 参加可否の一覧表示
• URLで簡単共有

無料版の制限:

• 完全無料（広告あり）

総務での活用例:

• 会議の日程調整
• 面接日程の調整
• 社内イベントの参加確認

🦊 フォックン「日程調整のメールやり取り、本当に面倒だから助かる！」

🦉 オウル先生「5人以上の日程調整には必須です。メールで『○日はどうですか？』『その日は無理です』のやり取りを何往復もする必要がなくなります」

おすすめ度: ★★★★★
公式サイト: https://chouseisan.com/

🎨 デザイン・資料作成

ツール⑩：Canva（デザイン作成）

できること:

• プレゼン資料作成
• SNS画像作成
• ポスター・チラシ作成
• 名刺デザイン
• 動画編集（簡易）

無料版の制限:

• テンプレート・素材に一部制限
• 有料素材は使用不可

総務での活用例:

• 社内報・ニュースレター
• イベント告知ポスター
• プレゼン資料の装飾
• 採用向け資料

🦊 フォックン「デザインセンスなくても、テンプレートがあれば作れるんだ！」

🦉 オウル先生「PowerPointより圧倒的におしゃれな資料が作れます。総務からの案内文がCanvaで作られていると、『おっ、センスいいな』と思われますよ」

おすすめ度: ★★★★☆
公式サイト: https://www.canva.com/

【比較表】無料ツール10選まとめ

【組み合わせ例】おすすめツールセット

🦉 オウル先生「これらのツールを組み合わせると、さらに効果的です。おすすめの組み合わせを紹介しますね」

組み合わせ①：Google無料セット（最小構成）

ツール: Googleドキュメント + スプレッドシート + ドライブ + カレンダー

特徴:

• Googleアカウント1つですべて使える
• 連携がスムーズ
• 学習コストが低い

こんな方におすすめ:

• まずは最小限のツールから始めたい
• 既にGmailを使っている
• シンプルな運用がしたい

🦊 フォックン「Googleで揃えると、ログインも1回で済むから楽だね！」

組み合わせ②：業務効率化セット（おすすめ）

ツール: ChatGPT + Googleスプレッドシート + Notion + Slack + 調整さん

特徴:

• AIで文書作成を効率化
• Notionでナレッジを集約
• Slackでコミュニケーションを高速化

こんな方におすすめ:

• 本格的に業務効率化したい
• チームで情報共有を強化したい
• 月10時間以上の削減を目指したい

組み合わせ③：採用業務セット

ツール: ChatGPT + Googleスプレッドシート + Googleカレンダー + 調整さん + Canva

特徴:

• ChatGPTで求人票・面接質問作成
• スプレッドシートで応募者管理
• 調整さんで面接日程調整
• Canvaで採用資料作成

導入時の注意点

🦉 オウル先生「無料ツールを導入する際の注意点もお伝えしておきますね」

注意点①：セキュリティポリシーを確認

会社によっては、新しいツールの利用に制限がある場合があります。

• 情報システム部門に確認
• 個人情報・機密情報の取り扱いルールを確認
• 必要に応じて利用申請

注意点②：アカウント管理を明確に

無料ツールは個人アカウントで登録することが多いです。

• 業務用と私用のアカウントは分ける
• 退職時の引き継ぎ方法を決めておく
• 共有アカウントは避ける（セキュリティリスク）

注意点③：有料版への移行も視野に

無料版で効果が出たら、有料版へのアップグレードを検討しましょう。

• 削減時間を記録して稟議資料に
• 「無料版でこれだけ効果が出たので、有料版でさらに効率化できます」と提案

🦊 フォックン「まずは無料版で実績を作って、有料版の稟議を通す戦略だね！」

導入ステップ【今日から始める】

🦉 オウル先生「では、今日から始められる導入ステップをお伝えします」

STEP1：まずはGoogle系ツールから

• Googleアカウントを作成（持っていれば不要）
• Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシートを使ってみる
• 1つの業務で試す（例：議事録作成）

STEP2：ChatGPTを追加

• ChatGPTに登録（3分で完了）
• 簡単な業務で試す（例：メール文面作成）
• 効果を実感したら活用範囲を広げる

STEP3：必要に応じて追加

• 日程調整が多い → 調整さん
• デザインが必要 → Canva
• ナレッジ管理 → Notion
• チームコミュニケーション → Slack or Chatwork

🦊 フォックン「一気に全部入れるんじゃなくて、少しずつ増やしていけばいいんだね！」

🦉 オウル先生「その通りです。1つずつ確実に使いこなしてから次に進むのがコツです」

まとめ：予算ゼロでも業務効率化はできる

🦊 フォックン「無料でこんなに使えるツールがあるんだ！予算がないって言い訳できなくなっちゃうね😅」

🦉 オウル先生「そうですね。予算がないことは、効率化しない理由にはなりません。では、今日の内容をまとめましょう」

この記事で学んだこと

1. 予算ゼロでも十分な業務効率化が可能
2. Google系ツールは連携が強力で、最初の一歩におすすめ
3. ChatGPTを加えると、文書作成が劇的に効率化
4. まずは1つのツールから始めて、徐々に拡大
5. 無料版で実績を作って、有料版の稟議につなげる

総務担当者におすすめの最小構成

🦉 オウル先生「まずはこの5つから始めてください。これだけでも月10時間以上の削減が期待できます」

🦊 フォックン「よし、今日からGoogle系ツールを使い倒すぞ！✨」

次のステップ

無料ツールの使い方が分かったら、次はこちらの記事もおすすめです：

1. 【初心者向け】ChatGPTで総務業務を効率化する7つの方法
   • ChatGPTの具体的な活用法を詳しく解説
2. 【コピペOK】ChatGPTプロンプト集【総務・人事版】
   • すぐに使えるプロンプトテンプレート30種類以上
3. 【実録】ChatGPTで月20時間削減した方法
   • 無料ツール活用の具体的な成功事例

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オウル先生&フォックン

ブログライター

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