【総務必見】ChatGPTで問い合わせ対応を50%削減する方法

公開日: 2025-11-22
カテゴリ: ChatGPT活用
想定読了時間: 12分

導入

🦊 フォックン「もう限界💦毎日同じ質問ばかりで…『有給休暇の残日数はどこで見られますか？』『経費精算の方法を教えてください』って、何回説明したかわかんない😭」

🦉 オウル先生「その気持ち、よくわかります。総務の仕事で最も時間を取られるのが、問い合わせ対応ですよね。実は、ChatGPTを活用すれば、対応時間を50%削減できますよ」

🦊 フォックン「え！？半分も削減できるの！？でも、どうやって…？」

この記事はこんな人におすすめ

• 毎日20件以上の社内問い合わせ対応で疲弊している
• 同じ質問に何度も答えていて時間がもったいない
• FAQを作っても、誰も見てくれない
• 問い合わせ対応で本来の業務が進まない
• 定時退社したいのに、メール対応で残業になる

この記事を読めば、月20時間以上の問い合わせ対応時間を削減できます。

実際、私は総務担当として月50件以上の問い合わせに対応していましたが、ChatGPTを活用して対応時間を月25時間から月12時間に削減しました（52%削減）。

今日は、その具体的な方法を包み隠さずお伝えします。

総務の問い合わせ対応、こんな悩みありませんか？

🦉 オウル先生「まず、総務担当者が抱える問い合わせ対応の悩みを整理しましょう」

よくある悩みTOP5

1. 同じ質問に何度も答える

「有給休暇の残日数」「経費精算の方法」「備品発注」など、毎回同じ質問に答えている。

2. 回答に時間がかかる

1件あたり5〜10分かかり、1日10件で50〜100分も消費。

3. 丁寧に答えようとすると、さらに時間がかかる

敬語、説明の分かりやすさ、誤解のない表現…を考えると、さらに時間が。

4. FAQを作っても見てくれない

時間をかけてFAQを作ったのに、「どこに書いてあるか分からない」と言われる。

5. 突発的な問い合わせで仕事が中断される

集中して作業していても、メールやチャットで中断される。

🦊 フォックン「全部当てはまる！もう、これが日常すぎて😭」

🦉 オウル先生「大丈夫です。ChatGPTを使えば、これらの悩みを一気に解決できますよ」

よくある問い合わせTOP10リスト

まず、総務に寄せられる問い合わせの内容を整理しましょう。

🦊 フォックン「これ、自分と同じ状況だ…月5時間も問い合わせ対応に使ってる💦」

🦉 オウル先生「では、ChatGPTを使って、この時間を半分にする方法をお教えしますね」

ChatGPTで問い合わせ対応を効率化する3つの戦略

戦略①: FAQテンプレート作成

なぜこの戦略が効果的？

よくある質問10個の回答を、ChatGPTで一気に作成。あとはコピペで対応するだけ。

具体的な手順

ステップ1: よくある質問をリストアップ

まず、過去1ヶ月の問い合わせ内容を確認し、頻度の高い質問をリストアップします。

ステップ2: ChatGPTにFAQ作成を依頼

以下のプロンプトを使います。

以下の質問に対する、社員向けの丁寧な回答文（FAQ形式）を作成してください。

【質問1】
有給休暇の残日数を確認したいのですが、どこで見られますか？

【前提情報】
- 社員ポータルの「勤怠管理」メニューから確認できる
- ログイン後、右上の「マイページ」をクリック
- 「有給休暇残日数」の項目に表示される

【条件】
- 丁寧で分かりやすい文章
- 手順を番号付きリストで説明
- 問い合わせ先も明記

ChatGPTの回答例:

Q. 有給休暇の残日数を確認したいのですが、どこで見られますか？

A. 有給休暇の残日数は、以下の手順でご確認いただけます。

【確認方法】
1. 社員ポータル（https://portal.example.com/）にログイン
2. 画面右上の「マイページ」をクリック
3. 「勤怠管理」メニューを選択
4. 「有給休暇残日数」の項目に、現在の残日数が表示されます

【よくある質問】
Q. 表示されない場合は？
A. ブラウザを更新（F5キー）してください。それでも表示されない場合は、総務部までお問い合わせください。

Q. 昨年の繰越分も表示されますか？
A. はい、今年度の残日数と繰越分が合算して表示されます。

【お問い合わせ】
不明点がございましたら、総務部（内線:1234 / Email: somu@example.com）までご連絡ください。

🦉 オウル先生「このように、質問と前提情報を入力するだけで、丁寧なFAQが生成されます」

🦊 フォックン「これをよくある質問10個分作っておけば、あとはコピペするだけ！」

ステップ3: FAQ集をまとめる

生成したFAQを1つのドキュメントにまとめます。

• Googleドキュメント
• Notion
• 社内wiki

形式は問いません。すぐにコピペできる場所に保存しておきましょう。

Before / After

🦉 オウル先生「頻度の高い質問10個でFAQを作れば、月8時間以上削減できる計算です」

戦略②: 回答文の添削・改善

なぜこの戦略が効果的？

急いで書いた回答文を、ChatGPTが「丁寧で分かりやすい文章」に添削してくれます。

具体的な手順

ステップ1: まず自分で下書きを書く

急いでいるので、敬語など気にせず要点だけ書きます。

備品発注の件、社内ポータルの「備品発注」から申請してください。
承認されたら発注します。

ステップ2: ChatGPTに添削を依頼

以下の文章を、社員向けの丁寧で分かりやすい文章に添削してください。

【原文】
備品発注の件、社内ポータルの「備品発注」から申請してください。
承認されたら発注します。

【条件】
- ビジネスメールの形式
- 丁寧な敬語
- 手順を明確に

ChatGPTの回答例:

お問い合わせいただき、ありがとうございます。

備品発注につきましては、以下の手順でお願いいたします。

【発注手順】
1. 社員ポータル（https://portal.example.com/）にログイン
2. 左側メニューの「備品発注」を選択
3. 必要な備品を選択し、数量を入力
4. 「申請」ボタンをクリック

【承認・発注】
ご申請いただいた内容は、部門長の承認後、
総務部にて発注手続きを行います。

発注完了後、納品日をメールでご連絡いたします。

何かご不明な点がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。

よろしくお願いいたします。

🦊 フォックン「すごい！丁寧な文章になった！これなら安心して送れる😊」

Before / After

戦略③: 社内FAQ検索システムの構築（応用編）

🦉 オウル先生「これは少し応用的ですが、さらに効率化したい方におすすめの方法です」

なぜこの戦略が効果的？

ChatGPTとNotionを組み合わせて、「質問を入力すると、関連FAQが自動で検索される」システムを作ります。

具体的な手順

ステップ1: NotionでFAQデータベースを作成

ステップ2: ChatGPTで関連FAQ検索

社員から質問が来たら、ChatGPTで「どのFAQが該当するか」を判定します。

以下の質問に該当するFAQを、FAQリストから選んでください。

【質問】
有休って何日残ってるか確認できますか？

【FAQリスト】
1. 有給休暇の残日数はどこで見られますか？
2. 有給休暇の申請方法を教えてください
3. 有給休暇の取得期限はいつですか？
4. 経費精算の手順を教えてください
5. 備品発注の方法を教えてください

ChatGPTの回答例:

該当するFAQ: 1番

【判定理由】
質問者は「有休の残日数を確認したい」と聞いているため、
FAQ1「有給休暇の残日数はどこで見られますか？」が該当します。

🦊 フォックン「これなら、質問の言い方が違っても、正しいFAQを見つけられるね！」

ステップ3: 該当FAQの回答をコピペして返信

NotionのFAQデータベースから、該当する回答をコピペして返信します。

Before / After

🦉 オウル先生「この3つの戦略を組み合わせれば、問い合わせ対応時間を50%削減できます」

【実践】よくある質問5つのプロンプト例

🦊 フォックン「具体的なプロンプト例、もっと教えて！」

🦉 オウル先生「はい、よくある質問5つの、すぐ使えるプロンプト例をお見せしますね」

プロンプト例①: 有給休暇の残日数確認

プロンプト（コピペOK）:

以下の質問に対する、社員向けの丁寧な回答文を作成してください。

【質問】
有給休暇の残日数を確認したいのですが、どこで見られますか？

【前提情報】
- 社員ポータルの「勤怠管理」メニューから確認できる
- ログイン後、右上の「マイページ」をクリック
- 「有給休暇残日数」の項目に表示される

【条件】
- 手順を番号付きリストで説明
- よくある質問も2-3個追加
- 問い合わせ先も明記

プロンプト例②: 経費精算の手順

プロンプト（コピペOK）:

以下の質問に対する、社員向けの丁寧な回答文を作成してください。

【質問】
経費精算の手順を教えてください

【前提情報】
- 社員ポータルの「経費精算」メニューから申請
- 必要項目: 日付、費用の種類、金額、用途、領収書（添付）
- 承認フロー: 直属上司→経理部
- 振込: 翌月15日

【条件】
- 手順を番号付きリストで説明
- 注意点も明記（申請期限など）
- 問い合わせ先も明記

プロンプト例③: 備品発注依頼

プロンプト（コピペOK）:

以下の質問に対する、社員向けの丁寧な回答文を作成してください。

【質問】
ボールペンを発注したいのですが、どうすればいいですか？

【前提情報】
- 社員ポータルの「備品発注」メニューから申請
- カタログから選択して申請
- 部門長承認後、総務部が発注
- 納品は申請から3-5営業日

【条件】
- 手順を番号付きリストで説明
- 納品時期の目安も明記
- 問い合わせ先も明記

プロンプト例④: PC不具合対応

プロンプト（コピペOK）:

以下の質問に対する、社員向けの丁寧な回答文を作成してください。

【質問】
PCが起動しないのですが、どうすればいいですか？

【前提情報】
- まず再起動を試す
- それでもダメなら情報システム部に連絡
- 緊急の場合は代替PCを貸出可能

【条件】
- トラブルシューティングの手順を番号付きリストで説明
- 緊急時の対応も明記
- 問い合わせ先（内線番号、メール）も明記

プロンプト例⑤: 社内規程の参照方法

プロンプト（コピペOK）:

以下の質問に対する、社員向けの丁寧な回答文を作成してください。

【質問】
就業規則を確認したいのですが、どこで見られますか？

【前提情報】
- 社員ポータルの「規程・マニュアル」メニューから閲覧可能
- PDFダウンロードも可能
- 印刷配布は総務部に依頼

【条件】
- 手順を番号付きリストで説明
- PDFダウンロード方法も明記
- 問い合わせ先も明記

🦊 フォックン「これ、本当にそのまま使えるね！助かる😊」

🦉 オウル先生「これらのプロンプトをNotionなどに保存しておけば、いつでもすぐに使えますよ」

問い合わせ件数を減らす根本対策

🦉 オウル先生「ここまでは『対応を効率化する方法』でしたが、さらに重要なのは『問い合わせ件数を減らすこと』です」

🦊 フォックン「確かに！そもそも質問が来なければ、対応する必要もないもんね」

根本対策①: 社内ポータルの整備

やること

• よくある質問TOP10を、社内ポータルのトップページに掲載
• カテゴリ別に整理（勤怠、経費、備品、ITなど）
• 検索機能を設置

効果

質問する前に自己解決できる社員が増え、問い合わせ件数が20-30%削減されます。

根本対策②: 「自己解決促進メール」の配信

やること

月1回、「よくある質問と回答」をメールで全社配信します。

メール例:

件名: 【総務より】よくある質問TOP5（11月版）

皆様

いつもお世話になっております。総務部です。

今月も、よくいただく質問TOP5をまとめましたので、
ご参考にしていただければ幸いです。

【11月のよくある質問TOP5】

1. 有給休暇の残日数確認方法
   → 社員ポータル「マイページ」から確認できます
   詳細: https://portal.example.com/faq/001

2. 経費精算の手順
   → 社員ポータル「経費精算」メニューから申請
   詳細: https://portal.example.com/faq/002

（以下略）

不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

総務部

効果

「あ、これ知りたかった！」という社員が増え、問い合わせ件数がさらに削減されます。

根本対策③: マニュアル動画の作成

やること

よくある質問TOP5について、30秒〜1分の解説動画を作成します。

• スマホで画面録画
• 簡単な編集（字幕追加）
• 社内ポータルやYouTube（限定公開）にアップ

効果

文章だけより圧倒的に分かりやすく、問い合わせ件数が激減します。

🦊 フォックン「動画かぁ…作るの大変そう💦」

🦉 オウル先生「最初は1本だけでOKです。一番多い質問から始めましょう。1本作るだけでも、問い合わせは確実に減りますよ」

【実録】問い合わせ対応時間を52%削減した方法

🦉 オウル先生「私（メソル）が実際に行った施策を、詳しくお話ししますね」

実施前の状況【Before】

🦊 フォックン「月25時間！？それって週6時間以上…」

実施した施策（3ヶ月間）

1ヶ月目: FAQ作成

• ChatGPTでよくある質問10個のFAQを作成
• Notionに保存
• 同じ質問にはコピペで対応

効果: 対応時間が30分→10分に短縮（20分削減/件）

2ヶ月目: 社内ポータル整備

• FAQを社内ポータルのトップページに掲載
• カテゴリ別に整理
• 全社員にメール周知

効果: 問い合わせ件数が50件→35件に削減（30%減）

3ヶ月目: 解説動画作成

• 「有給休暇の残日数確認方法」の30秒動画を作成
• 社内ポータルに掲載

効果: 有給関連の問い合わせが月10件→月3件に激減（70%減）

実施後の結果【After】

🦊 フォックン「すごい！半分以下になってる！」

🦉 オウル先生「はい。ChatGPTを活用して、問い合わせ対応を効率化し、さらに問い合わせ件数自体も減らすことで、大幅な時間削減を実現できました」

問い合わせ対応効率化のコツ

コツ①: 最初は1つから始める

いきなり全部やろうとせず、最も多い質問1つからFAQを作りましょう。

コツ②: テンプレートは定期的に更新

社内システムの変更などがあれば、FAQも更新します。

コツ③: 社員からのフィードバックを活用

「分かりにくい」という声があれば、ChatGPTで改善します。

コツ④: 問い合わせ件数を記録

月ごとに件数を記録し、削減効果を可視化しましょう。上司へのアピールにもなります。

まとめ: 問い合わせ対応を50%削減して定時退社を実現しよう

🦊 フォックン「これで定時に帰れる！明日からやってみる！」

🦉 オウル先生「素晴らしいですね。それでは、今日の内容をまとめましょう」

この記事で学んだこと

1. 問い合わせ対応の悩み: 同じ質問に何度も答える、時間がかかる
2. 3つの戦略:
   • FAQテンプレート作成（月49分削減）
   • 回答文の添削・改善（月70分削減）
   • FAQ検索システム構築（月75分削減）
3. よくある質問5つのプロンプト例: コピペで即使える
4. 根本対策: 社内ポータル整備、自己解決促進メール、解説動画
5. 実録: 52%削減を実現（月25時間→12時間）

削減時間の試算

🦉 オウル先生「小さく始めて、徐々に効率化の範囲を広げていきましょう。最初は1つのFAQから始めても大丈夫です」

🦊 フォックン「よし、まず『有給休暇の残日数確認』のFAQを作ってみる！」

次のステップ

問い合わせ対応の効率化ができたら、次はこちらの記事もおすすめです：

1. 【初心者向け】ChatGPTで総務業務を効率化する7つの方法

   • ChatGPTの基本的な使い方から幅広く解説

2. 【コピペOK】ChatGPTプロンプト集【総務・人事版】

   • 30種類以上のプロンプトをカテゴリ別に紹介

3. 【5分で完成】ChatGPTで社内マニュアルを作成する方法

   • マニュアル作成の詳細手順を解説

無料テンプレートプレゼント🎁

この記事を最後まで読んでくださった方に、
「問い合わせ対応FAQ作成プロンプト集」を無料プレゼントします。

無料ダウンロードはこちら(Notionリンク)

関連記事:

あわせて読みたい

【初心者向け】ChatGPTで総務業務を効率化する7つの方法

あわせて読みたい

定時退社を実現するためにやった5つのこと

オウル先生&フォックン

ブログライター

オウル先生 フォックンが運営する未経験からのプログラミング上達ガイド！ プログラミング学習に興味があるけど、 「どのスクールを選べばいいか分からない…」 「自分に合った学習方法が知りたい…」 「本当にエンジニアになれるか不安…」 そんな悩みをお持ちのあなたへ。 オウル先生とフォックンが、プログラミングスクール選びから学習方法、キャリア形成まで、丁寧にサポートします！ 豊富な情報と分かりやすい解説で、あなたのプログラミング学習を成功へと導きます。