社内マニュアルはGoogleドキュメントで作成・共有！最新版をリンク1つで

導入

社内マニュアルをWordで作ってるんですが、更新のたびにメールで送り直すのが面倒で…。みんなが最新版を見ているか、正直不安なんです😅

フォックン

その悩み、Googleドキュメントでほとんど解決できますよ。リンクを1つ共有するだけで、全員が常に最新版を見られるようになります🦉

オウル先生

私も昔は「最新版_1月_確定版.docx」のようなファイルがどんどん増えて、どれが本物か分からなくなる状態でした。今はリンクを変えずに中身だけ更新する運用に切り替えています。この記事では、その方法を順番に整理していきます。

この記事で得られること

• ✅ Googleドキュメントの基本機能
• ✅ マニュアル作成の効率的な方法
• ✅ 共有・権限設定のコツ
• ✅ バージョン管理の方法

Wordとの比較

まずは、なぜ総務のマニュアル作成に向いているのかを整理します。

※コストの欄は、個人のGoogleアカウントなら無料で使えます。法人として契約する場合はGoogle Workspaceが有料になる点だけ押さえておきましょう。

目次

• Googleドキュメントの基本
• マニュアル作成のステップ
• 便利な機能5選
• 共有・権限設定の方法
• バージョン管理のコツ
• テンプレートの活用
• まとめ

Googleドキュメントの基本

アクセス方法

【ブラウザから】

1. docs.google.com にアクセス
2. Googleアカウントでログイン
3. 「空白」または「テンプレート」を選択

【Googleドライブから】

1. drive.google.com にアクセス
2. 「新規」→「Googleドキュメント」

基本的なショートカット

画面構成

【メニューバー】ファイル｜編集｜表示｜挿入｜表示形式｜ツール｜拡張機能｜ヘルプ

【ツールバー】元に戻す、フォント、サイズ、太字、斜体、下線、色…

【本文エリア】ここに入力します。

自動保存されるので、「保存し忘れ」がありません🦉

オウル先生

マニュアル作成のステップ

Step1：構成を決める

【マニュアルの基本構成】

1. 概要：目的／対象者／最終更新日
2. 手順：Step1・Step2・Step3…
3. 注意点：よくある間違い／禁止事項
4. FAQ：Q&A形式
5. 問い合わせ先

私の運用では、この5項目を先に紙へ書き出してから書き始めます。いきなり本文を打ち始めると、あとで構成を直す手戻りが出るからです。

Step2：見出しを設定する

【見出しの設定方法】

1. テキストを選択
2. 「表示形式」→「段落スタイル」
3. 「見出し1」「見出し2」を選択

【見出しのメリット】

• 自動で目次が作れる
• ドキュメントの構造が明確になる
• 検索しやすくなる

Step3：目次を挿入する

【目次の挿入方法】

1. 目次を入れたい場所にカーソルを置く
2. 「挿入」→「目次」
3. 「リンク付き」を選択

【ポイント】

• 見出しを変更すると目次も自動更新される
• クリックで該当箇所にジャンプできる

Step4：画像・図を挿入

【画像挿入方法】

1. 「挿入」→「画像」
2. 「パソコンからアップロード」または「ドライブ」から選択

【スクリーンショットのコツ】

• Windows：Win + Shift + S
• 手順画面は必ずキャプチャする
• 赤枠で強調すると分かりやすい

目次が自動で作れるのは便利ですね！

フォックン

便利な機能5選

機能1：コメント機能

【使い方】

1. テキストを選択
2. 右クリック→「コメント」
3. コメントを入力→「コメント」ボタン

【活用例】

• レビュー依頼：「この表現で問題ないですか？」
• 修正指示：「〇〇に変更してください」
• 確認事項：「この手順は最新ですか？」

機能2：提案モード

【使い方】

1. 右上の「編集」ボタン
2. 「提案」モードを選択
3. 変更すると「提案」として表示される

【活用例】

• 直接編集せずに修正案を提示できる
• 承認／却下を選べる
• 誰が何を変更したか分かる

機能3：検索と置換

【使い方】Ctrl + H（または「編集」→「検索と置換」）

【活用例】

• 「株式会社ABC」→「株式会社XYZ」
• 古い電話番号→新しい電話番号
• 年度の一括変更「2025年度」→「2026年度」

機能4：ドキュメントのアウトライン

【表示方法】「表示」→「アウトラインを表示」

【効果】

• 左側に見出し一覧が表示される
• クリックでジャンプできる
• 長いマニュアルで特に便利

機能5：音声入力

【使い方】「ツール」→「音声入力」→マイクアイコン

【活用例】

• 手順を口頭で説明しながら入力できる
• 下書きを素早く作成できる
• タイピングが苦手な人に便利

提案モードを使えば、レビューのやり取りがスムーズになりますよ🦉

オウル先生

共有・権限設定の方法

共有の基本

【共有方法】

1. 右上の「共有」ボタンをクリック
2. 共有相手のメールアドレスを入力、または「リンクをコピー」

【権限の種類】

• 閲覧者：見るだけ
• 閲覧者（コメント可）：コメント可能
• 編集者：編集可能

権限設定のおすすめ

リンク共有の設定

【制限付き】

• 追加されたユーザーのみアクセス可能
• セキュリティ重視

【リンクを知っている全員】

• リンクを持つ人は誰でもアクセスできる
• 社内配布に便利

【おすすめ】社内マニュアル→「リンクを知っている全員」（閲覧者）／機密文書→「制限付き」

共有フォルダの活用

【フォルダで管理】

📁 マニュアル
├─ 📁 総務
│   ├─ 勤怠管理マニュアル
│   ├─ 経費精算マニュアル
│   └─ 備品管理マニュアル
├─ 📁 人事
│   ├─ 入社手続きマニュアル
│   └─ 退社手続きマニュアル
└─ 📁 情報システム
    └─ PCセットアップマニュアル

【フォルダごと共有】

• フォルダに権限を設定する
• 中のファイルは自動で同じ権限になる

バージョン管理のコツ

変更履歴の確認

【確認方法】

1. 「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」
2. 右側に履歴一覧が表示される
3. 任意の時点をクリックすると内容を確認できる

【できること】

• 過去のバージョンを確認できる
• 誰がいつ変更したか分かる
• 過去のバージョンに復元できる

バージョンの名前付け

【方法】「ファイル」→「変更履歴」→「現在のバージョンに名前を付ける」

【命名例】

• 2026/01/18_初版
• 2026/02/15_経費精算項目追加
• 2026/03/01_承認フロー変更

更新履歴をドキュメント内に記載

【更新履歴の書き方】

変更履歴が自動で残るのはいいですね！Wordだと分からなくなってました。

フォックン

テンプレートの活用

Googleのテンプレート

【アクセス方法】docs.google.com/document →「テンプレートギャラリー」

【おすすめテンプレート】

• プロジェクト提案書
• 会議メモ
• ニュースレター

オリジナルテンプレートの作成

【Step1】マニュアルの雛形を作成する

【Step2】共有フォルダに保存する

【Step3】使用時は「コピーを作成」→元ファイルは変更されない

マニュアルテンプレート例

【業務マニュアルテンプレート】

# [業務名]マニュアル

**最終更新**: YYYY/MM/DD
**担当者**: [担当者名]
**承認者**: [承認者名]

---

## 1. 概要
### 1.1 目的
[この業務の目的を記載]

### 1.2 対象者
[誰がこのマニュアルを使うか]

---

## 2. 手順
### 2.1 事前準備
- [ ] 準備項目1
- [ ] 準備項目2

### 2.2 作業手順
**Step1**: [手順の説明]
[画像]

**Step2**: [手順の説明]
[画像]

---

## 3. 注意点
⚠️ [注意事項1]
⚠️ [注意事項2]

---

## 4. FAQ
**Q1**: [質問]
**A1**: [回答]

---

## 5. 問い合わせ先
- 担当: [担当者名]
- 内線: [内線番号]
- メール: [メールアドレス]

---

## 更新履歴
| 日付 | Ver | 変更内容 | 担当 |
|------|-----|----------|------|

テンプレートを用意しておけば、マニュアル作成のスピードが上がりますよ🦉

オウル先生

ChatGPTとの連携

プロンプト例

【マニュアル作成のプロンプト】

以下の業務のマニュアルを作成してください。

【業務名】経費精算
【対象者】全社員
【含める内容】
- 申請の流れ
- 必要書類
- 締切
- 注意点

マニュアル形式（見出し・箇条書き）で出力してください。

私の場合、AIに作らせるのは「たたき台」までです。社内の実情に合わせた数字やフローは、最後に必ず人が確認して直しています。

まとめ

今日学んだ「Googleドキュメント活用」をおさらいしましょう🦉

オウル先生

📋 Googleドキュメントのメリット

🔑 マニュアル作成のポイント

• 見出しを設定して目次を自動作成
• 画像・キャプチャを活用
• 権限設定を適切に
• バージョン管理で履歴を残す

🎯 今日からできるアクション

• 既存のWordマニュアルをGoogleドキュメントに移行
• テンプレートを作成
• 共有フォルダを整理

早速、マニュアルをGoogleドキュメントに移行してみます！

フォックン

リンク1つで最新版を共有できるようになりますよ。ぜひ試してくださいね🦉✨

オウル先生

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作成者：オウル先生🦉（総務15年 × AI活用実践者）
最終更新：2026-01-18

オウル先生&フォックン

ブログライター

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