【初心者向け】ChatGPTで総務業務を効率化する7つの方法

導入

🦊 フォックン「最近、ChatGPTって言葉をよく聞くけど…総務の仕事で何に使えるの？プログラミングとか難しいこと、できないんだけど💦」

🦉 オウル先生「大丈夫です、フォックンさん。ChatGPTは無料で使えて、登録も3分で完了します。プログラミング知識は一切不要ですよ。今日は、総務担当者がすぐに実践できる7つの活用方法をお教えしますね」

もし、あなたが以下のような悩みを抱えているなら、この記事が役に立ちます。

• 毎日同じような問い合わせ対応で時間を取られている
• マニュアル作成に時間がかかりすぎる
• 議事録作成がストレス
• Excel関数が苦手で、いつも調べている
• メール文面を考えるのに時間がかかる

この記事を読めば、月10時間以上の業務時間を削減できる可能性があります。

実際、私は総務・情報システム・人事を15年担当してきた中で、ChatGPTを活用して月20時間の業務削減を実現しました。その具体的な方法を、今日は包み隠さずお伝えします。

ChatGPTとは？総務担当者が知っておくべき基礎知識

🦉 オウル先生「まず、ChatGPTの基本から説明しますね」

ChatGPTってなに?

ChatGPT（チャットジーピーティー）は、OpenAIが開発したAI（人工知能）チャットツールです。

簡単に言うと:

• 質問を入力すると、AIが回答してくれる
• 文章作成、要約、翻訳など幅広い業務をサポート
• 無料版で十分使える（有料版もあるが、総務業務なら無料でOK）

🦊 フォックン「有料版じゃなくていいんだ！それなら試しやすい😊」

登録方法は超簡単（3分で完了）

1. ChatGPTの公式サイトにアクセス（https://chat.openai.com/）
2. 「Sign up」をクリック
3. メールアドレスまたはGoogleアカウントで登録
4. 名前・電話番号を入力（認証コード受信）
5. 完了！すぐに使えます

🦉 オウル先生「登録したら、すぐに使い始められます。では、具体的な活用方法を見ていきましょう」

【実践編】総務業務でChatGPTを活用する7つの方法

①社内問い合わせ対応の自動化

🦊 フォックン「同じ質問に何度も答えるの、本当に面倒なんだよね…『有給休暇の残日数はどこで見られますか？』とか、何回説明したか😅」

どう使う？

ChatGPTへの指示（プロンプト）:

以下の質問に対する、社員向けの丁寧な回答文を作成してください。

【質問】
有給休暇の残日数を確認したいのですが、どこで見られますか？

【条件】
- 社員ポータルの「勤怠管理」メニューから確認できる
- ログイン後、右上の「マイページ」をクリック
- 「有給休暇残日数」の項目に表示される
- 丁寧で分かりやすい文章にする

ChatGPTの回答例:

お問い合わせありがとうございます。

有給休暇の残日数は、以下の手順でご確認いただけます。

1. 社員ポータルにログイン
2. 画面右上の「マイページ」をクリック
3. 「勤怠管理」メニューを選択
4. 「有給休暇残日数」の項目に、現在の残日数が表示されます

もし表示されない場合や、数値に疑問がある場合は、
お手数ですが総務部までお問い合わせください。

よろしくお願いいたします。

🦉 オウル先生「このように、質問と条件を入力するだけで、丁寧な回答文が自動生成されます。よくある質問10個分を作っておけば、コピペで対応できますね」

Before / After

🦊 フォックン「これだけで月3時間以上も削減できるんだ！すごい！」

②勤怠チェックのダブルチェック

どう使う？

勤怠データをチェックする際、異常値（残業時間が極端に多い、打刻漏れなど）を見落としがちです。ChatGPTに「第二の目」として確認してもらいましょう。

ChatGPTへの指示（プロンプト）:

以下の勤怠データをチェックして、異常値や確認が必要な項目を指摘してください。

【勤怠データ】
社員A: 出勤日数22日、総労働時間220時間、残業時間80時間
社員B: 出勤日数20日、総労働時間160時間、残業時間0時間
社員C: 出勤日数21日、総労働時間168時間、残業時間8時間

【確認基準】
- 残業時間が45時間を超える場合は要注意
- 残業時間が80時間を超える場合は36協定違反の可能性
- 出勤日数が極端に少ない場合も確認が必要

ChatGPTの回答例:

【要確認事項】

⚠️ 社員A: 残業時間80時間
→ 36協定の上限（月45時間、特別条項でも月80時間）に該当
→ 産業医面談の実施を推奨
→ 業務量の見直しが必要

✅ 社員B: 問題なし
→ 適正な労働時間範囲内

✅ 社員C: 問題なし
→ 適正な労働時間範囲内

【対応すべき事項】
1. 社員Aの上司に状況確認
2. 産業医面談の日程調整
3. 来月の業務量調整を検討

🦉 オウル先生「このように、異常値を自動で検出してくれます。100人分の勤怠データでも、一気にチェックできますよ」

Before / After

③社内規程・マニュアル作成の下書き

🦊 フォックン「マニュアル作成、ゼロから書くと本当に時間かかるんだよね…何時間もかかる💦」

どう使う？

ChatGPTへの指示（プロンプト）:

以下の条件で、「経費精算マニュアル」の下書きを作成してください。

【対象】
全社員（特に新入社員）

【内容】
- 経費精算の対象となる費用
- 申請方法（社員ポータルから申請）
- 申請期限（当月末日まで）
- 承認フロー（直属上司→経理部）
- 振込時期（翌月15日）
- よくある質問

【文体】
- 分かりやすく、箇条書き中心
- 見出しを設定
- 初心者でも理解できる表現

ChatGPTの回答例:

# 経費精算マニュアル

## 1. 経費精算の対象となる費用

以下の費用が経費精算の対象となります。

- 交通費（公共交通機関、タクシー、駐車場代）
- 接待交際費（取引先との会食、手土産）
- 消耗品費（文房具、事務用品）
- 通信費（業務用の携帯電話料金）
- その他、業務上必要な費用

⚠️ 注意: プライベートな費用は対象外です

## 2. 申請方法

### ステップ1: 社員ポータルにログイン
社員ポータル（https://portal.example.com/）にログインしてください。

### ステップ2: 「経費精算」メニューを選択
左側メニューの「経費精算」をクリックします。

### ステップ3: 必要情報を入力
- 日付
- 費用の種類
- 金額
- 用途（詳細に記入）
- 領収書を添付（写真またはPDF）

### ステップ4: 申請ボタンをクリック
入力内容を確認し、「申請」ボタンをクリックします。

## 3. 申請期限
当月分の経費は、**当月末日まで**に申請してください。
期限を過ぎると、翌月扱いになります。

## 4. 承認フロー
申請後、以下の流れで承認されます。

1. 直属上司が承認
2. 経理部が確認・承認
3. 承認完了メールが届く

## 5. 振込時期
承認された経費は、**翌月15日**に給与口座に振り込まれます。

## 6. よくある質問

Q. 領収書を紛失した場合は？
A. 出金伝票で代用できます。総務部に相談してください。

Q. クレジットカードで支払った場合は？
A. クレジットカード明細でもOKです。

Q. 申請後に内容を修正したい場合は？
A. 承認前なら修正可能です。承認後は総務部に連絡してください。

🦉 オウル先生「この下書きをベースに、自社の状況に合わせて微調整すればOKです。ゼロから書くよりも、圧倒的に早く完成しますよ」

Before / After

🦊 フォックン「これで業務が標準化できる！しかも、めちゃくちゃ時短！」

④議事録作成の効率化

どう使う？

会議のメモを取ったら、ChatGPTに整形してもらいましょう。

ChatGPTへの指示（プロンプト）:

以下の会議メモを、見やすい議事録形式に整形してください。

【会議メモ】
・日時: 2025年11月22日 14:00-15:00
・出席者: 田中部長、佐藤課長、鈴木（私）
・議題: 年末年始の勤務体制について
・田中部長: 12/29-1/3は休業。ただし1/2は当番出勤必要
・佐藤課長: 当番シフトを来週までに作成
・鈴木: 社員への通知文を作成、12/1に配信予定
・次回会議: 12/5 14:00-

【フォーマット】
- 見出しを設定
- 箇条書きで整理
- 決定事項とアクションアイテムを明確に

ChatGPTの回答例:

# 年末年始勤務体制 会議議事録

## 会議情報
- **日時**: 2025年11月22日（金） 14:00-15:00
- **場所**: 会議室A
- **出席者**: 田中部長、佐藤課長、鈴木

## 議題
年末年始の勤務体制について

## 討議内容

### 休業期間の設定
- 12月29日（日）〜1月3日（金）を休業とする
- ただし、1月2日（木）は当番出勤が必要

### 当番出勤シフト
- 佐藤課長が当番シフトを作成
- 期限: 来週まで（11月29日まで）

### 社員への通知
- 鈴木が通知文を作成
- 配信予定: 12月1日（日）

## 決定事項
1. 休業期間: 12/29-1/3（1/2は当番出勤あり）
2. シフト作成: 佐藤課長が11/29までに完成
3. 通知文配信: 12/1に全社員へ配信

## アクションアイテム
| 担当者 | アクション | 期限 |
|---|---|---|
| 佐藤課長 | 当番シフト作成 | 11/29 |
| 鈴木 | 通知文作成・配信 | 12/1 |

## 次回会議
- **日時**: 12月5日（木） 14:00-
- **場所**: 未定

🦉 オウル先生「メモを取る手間は変わりませんが、整形作業が圧倒的に楽になります」

Before / After

⑤メール文面の作成・添削

🦊 フォックン「取引先へのメール、敬語が合ってるか不安で…何度も書き直しちゃう😅」

どう使う？

ChatGPTへの指示（プロンプト）:

以下の内容で、取引先への丁寧なメール文を作成してください。

【伝えたい内容】
- 請求書の金額に誤りがあった
- 正しい金額は12万円（送付したのは10万円）
- 再送するので確認してほしい
- 謝罪の気持ちも伝えたい

【条件】
- ビジネスメールの形式
- 丁寧な表現
- 件名も含める

ChatGPTの回答例:

【件名】
請求書記載内容の誤りに関するお詫びと訂正のお願い

【本文】
株式会社〇〇
△△部 ××様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木でございます。

先日お送りいたしました請求書につきまして、
誠に申し訳ございませんが、金額に誤りがございました。

【誤】100,000円
【正】120,000円

大変お手数をおかけしますが、訂正版の請求書を
再送いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。

このたびは、私どもの不手際により
ご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。

今後はこのようなことがないよう、
確認体制を強化してまいります。

何卒よろしくお願いいたします。

---
株式会社〇〇
総務部 鈴木
TEL: 03-xxxx-xxxx
Email: suzuki@example.com

🦉 オウル先生「このまま使ってもいいですし、少し調整してもOKです。敬語の心配がなくなるので、メール作成のストレスが激減しますよ」

⑥Excel関数・VBAコード生成

どう使う？

ChatGPTへの指示（プロンプト）:

Excel関数を教えてください。

【やりたいこと】
A列に社員名、B列に部署名があります。
C列に「営業部」の社員だけ「対象」と表示し、それ以外は空白にしたい。

【条件】
- IF関数を使う
- 初心者でも分かるように、関数の説明も含めてください

ChatGPTの回答例:

以下のIF関数を使用してください。

【関数】
=IF(B2="営業部","対象","")

【説明】
- IF(B2="営業部", ...) : B2セル（部署名）が「営業部」かどうかを判定
- "対象" : 条件に合致する場合に表示する文字
- "" : 条件に合致しない場合は空白

【使い方】
1. C2セルに上記の関数を入力
2. C2セルをコピー
3. C列の他のセルに貼り付け

【実行結果イメージ】
| A列（社員名） | B列（部署名） | C列（判定） |
|---|---|---|
| 田中 | 営業部 | 対象 |
| 佐藤 | 総務部 | （空白） |
| 鈴木 | 営業部 | 対象 |

🦊 フォックン「Excel関数、いつもググってたけど、ChatGPTなら一発で答えてくれるんだね！」

🦉 オウル先生「さらに、VBAコード（マクロ）の生成もできます。プログラミング知識ゼロでも、やりたいことを説明するだけでコードが作れますよ」

⑦採用書類のチェックリスト作成

どう使う？

ChatGPTへの指示（プロンプト）:

採用選考で確認すべきチェックリストを作成してください。

【対象】
中途採用（営業職）

【確認項目】
- 応募書類の確認事項
- 面接時の確認事項
- 内定前の確認事項

【形式】
- チェックボックス形式
- 各項目に簡単な説明を付ける

ChatGPTの回答例:

# 中途採用（営業職）チェックリスト

## 1. 応募書類の確認

### 必須書類
- [ ] 履歴書（顔写真付き）
- [ ] 職務経歴書
- [ ] 推薦状（任意）

### 確認事項
- [ ] 学歴・職歴に空白期間がないか
- [ ] 転職回数・理由は適切か
- [ ] 営業経験年数（3年以上が望ましい）
- [ ] 業界経験の有無
- [ ] 実績・成果が具体的に記載されているか

## 2. 面接時の確認

### 営業スキル
- [ ] 営業実績（具体的な数字）
- [ ] 営業スタイル（新規開拓 or ルート営業）
- [ ] 顧客層（法人 or 個人）
- [ ] マネジメント経験の有無

### 志望動機・適性
- [ ] 志望動機が明確か
- [ ] キャリアプランが当社に合致するか
- [ ] コミュニケーション能力
- [ ] チームワーク志向

### 条件面
- [ ] 希望年収
- [ ] 入社可能時期
- [ ] 勤務地の希望
- [ ] 転勤の可否

## 3. 内定前の確認

### リファレンスチェック
- [ ] 前職の在籍確認
- [ ] 前職での評価（可能な範囲で）

### 最終確認
- [ ] 内定条件の説明・同意
- [ ] 入社日の確定
- [ ] 必要書類のリストアップ
- [ ] 健康診断の案内

### 社内承認
- [ ] 部門長承認
- [ ] 人事部承認
- [ ] 経営層承認（必要に応じて）

🦉 オウル先生「このチェックリストがあれば、確認漏れを防げます。業務の標準化にも役立ちますね」

よくある失敗例と対処法

🦊 フォックン「使ってみたけど、変な回答が返ってきちゃった💦どうしよう…」

🦉 オウル先生「よくある失敗例と、その対処法をお教えしますね」

失敗例①: 曖昧な指示で期待外れの結果

❌ 悪い例:

経費精算のマニュアルを作って

✅ 良い例:

以下の条件で、「経費精算マニュアル」の下書きを作成してください。

【対象】全社員（特に新入社員）
【内容】経費精算の対象費用、申請方法、申請期限、承認フロー、振込時期、よくある質問
【文体】分かりやすく、箇条書き中心、見出しを設定、初心者でも理解できる表現

対処法: 具体的に、詳しく指示を出す

失敗例②: そのまま使って問題発生

❌ やってはいけないこと:

• ChatGPTが生成した文章をそのまま使う
• 確認せずに送信・公開する

✅ 正しい使い方:

• 必ず自分で確認・修正する
• 事実関係は自分で確認する
• 最終的な責任は自分が持つ

ChatGPTはあくまで「アシスタント」です。最終確認は必須！

失敗例③: 個人情報を入力してしまった

❌ 絶対にNG:

以下の社員の勤怠データをチェックしてください。

社員番号: 12345、氏名: 田中太郎、電話: 090-1234-5678...

✅ 正しい方法:

以下の勤怠データをチェックしてください。

社員A: 出勤日数22日、総労働時間220時間、残業時間80時間

対処法: 個人情報はマスキングするか、仮データを使う

🦉 オウル先生「個人情報の取り扱いには、くれぐれも注意してください。氏名、電話番号、メールアドレスなどは絶対に入力しないようにしましょう」

まとめ: ChatGPTで総務業務を効率化しよう

🦊 フォックン「ChatGPT、思ってたよりずっと使いやすい！明日から使ってみる！」

🦉 オウル先生「素晴らしいですね。では、今日の内容をまとめましょう」

この記事で学んだこと

1. ChatGPTは無料で使える: 登録3分、プログラミング知識不要
2. 7つの活用方法:
   • 社内問い合わせ対応の自動化（月3時間20分削減）
   • 勤怠チェックのダブルチェック（月1時間45分削減）
   • マニュアル作成の効率化（1本あたり2時間30分削減）
   • 議事録作成の効率化（月1時間40分削減）
   • メール文面の作成・添削
   • Excel関数・VBAコード生成
   • 採用書類のチェックリスト作成
3. 失敗を防ぐコツ:
   • 具体的な指示を出す
   • 必ず自分で確認する
   • 個人情報は入力しない

合計削減時間

月7つの活用で、月10時間以上の削減が可能です。

🦉 オウル先生「小さく始めて、徐々に活用範囲を広げていきましょう。最初は1つの業務から始めても大丈夫です」

🦊 フォックン「よし、まずは問い合わせ対応から試してみる！これで定時に帰れるかも😊」

次のステップ

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アウル先生&フォックン

ブログライター

オウル先生 フォックンが運営する未経験からのプログラミング上達ガイド！ プログラミング学習に興味があるけど、 「どのスクールを選べばいいか分からない…」 「自分に合った学習方法が知りたい…」 「本当にエンジニアになれるか不安…」 そんな悩みをお持ちのあなたへ。 オウル先生とフォックンが、プログラミングスクール選びから学習方法、キャリア形成まで、丁寧にサポートします！ 豊富な情報と分かりやすい解説で、あなたのプログラミング学習を成功へと導きます。