【実録】ChatGPTで月20時間削減！総務担当者の活用事例

公開日: 2025-11-30
想定読了時間: 15分

導入

🦊 フォックン「ChatGPTで業務削減って言われても、本当に効果あるの？実際にやってる人の話が聞きたい！」

🦉 オウル先生「その気持ち、よくわかります。では今日は、私が実際にChatGPTを使って月20時間削減した具体的な事例を、包み隠さずお話ししますね」

🦊 フォックン「リアルな体験談、めっちゃ聞きたい！」

この記事はこんな人におすすめ

• ChatGPTを使ってみたいけど、何から始めればいいか分からない
• 本当に効果があるのか、実例を知りたい
• 自分の業務でも使えるか確認したい
• 具体的な使い方を知りたい
• すぐに真似できる事例が欲しい

この記事を読めば、ChatGPTの具体的な活用法と、実際の削減効果が分かります。

実際、私は総務担当として、以下の業務でChatGPTを活用し、月20時間の削減を実現しました：

1. メール作成（月8時間削減）
2. 社内マニュアル作成（月5時間削減）
3. 問い合わせ対応（月4時間削減）
4. 議事録作成（月3時間削減）

今日は、その具体的な方法を、実際のプロンプトとともにお伝えします。

私の働き方Before / After

Before（ChatGPT導入前）

典型的な1日:

• 9:00 出社、メールチェック（30分）
• 9:30 問い合わせ対応（1時間）
• 10:30 書類作成・修正（2時間）
• 12:30 昼休憩
• 13:30 会議（1時間）
• 14:30 議事録作成（30分）
• 15:00 またメール・問い合わせ対応（2時間）
• 17:00 定時だが帰れない
• 17:00〜19:00 残業（マニュアル作成、資料作成）
• 19:00 やっと帰宅

🦊 フォックン「これ、自分と全く同じ…💦」

After（ChatGPT導入後）

典型的な1日:

• 9:00 出社、メールチェック（15分・ChatGPT活用）
• 9:15 問い合わせ対応（30分・FAQ活用）
• 9:45 書類作成（1時間・ChatGPT活用）
• 10:45 その他業務（1時間30分）
• 12:15 昼休憩
• 13:15 会議（1時間）
• 14:15 議事録作成（10分・ChatGPT活用）
• 14:25 メール・問い合わせ対応（1時間・効率化済み）
• 15:25 その他業務（2時間）
• 17:25 定時退社準備
• 17:30 定時退社！

🦉 オウル先生「1日あたり約1時間の削減が積み重なり、月20時間の削減を実現しました」

🦊 フォックン「定時退社が月に10日も増えてる！羨ましすぎる😭」

事例①: メール作成で月8時間削減

課題

総務には、毎日さまざまなメールを書く必要があります：

• 社内連絡（イベント案内、注意喚起）
• 社員への個別連絡（勤怠確認、書類提出依頼）
• 外部業者への問い合わせ・発注
• 上司への報告メール

1通あたり10〜15分かかり、1日10通書くと、2〜2.5時間もメール作成に費やしていました。

ChatGPT活用前

作業時間: 1日2時間 × 20日 = 月40時間

（※メール作成だけで、です）

🦊 フォックン「月40時間！？1週間分の労働時間じゃん💦」

ChatGPT活用法

パターン①: 定型メールの作成

【例】全社員向けイベント案内メール

プロンプト:

以下の内容で、全社員向けのイベント案内メールを作成してください。

【イベント情報】
- イベント名: 社内防災訓練
- 日時: 2025年12月1日（金）14:00〜15:00
- 場所: 本社ビル全館
- 内容: 地震を想定した避難訓練
- 参加対象: 全社員（必須）
- 持ち物: 特になし
- 注意事項: 動きやすい服装で参加してください

【条件】
- 件名も含めて作成
- 丁寧だが堅苦しすぎない文体
- 参加しやすい雰囲気を出す

ChatGPTの回答:

件名: 【重要】12/1（金）社内防災訓練のお知らせ

社員の皆様

お疲れ様です。総務部です。

下記の日程で、社内防災訓練を実施いたします。
全社員参加必須となりますので、ご協力をお願いいたします。

【訓練概要】
■ 日時: 2025年12月1日（金）14:00〜15:00
■ 場所: 本社ビル全館
■ 内容: 地震を想定した避難訓練
■ 対象: 全社員（必須）

【当日の流れ】
14:00 緊急地震速報（訓練）が館内放送で流れます
    ↓
まず身の安全を確保（机の下に隠れる等）
    ↓
放送の指示に従って、屋外の避難場所へ移動
    ↓
点呼・確認後、解散（約15分）

【お願い】
・動きやすい服装でご参加ください
・エレベーターは使用禁止です（階段をご利用ください）
・外出中の方は、戻り次第参加してください

災害はいつ起こるか分かりません。
いざという時に備え、真剣に取り組みましょう。

ご協力よろしくお願いいたします。

総務部

🦊 フォックン「すごい！完璧なメールが一瞬でできた！」

削減効果

…と言いたいところですが、実際にはメール作成以外の業務もあるので、現実的には月8時間削減しました。

パターン②: 個別メールの作成

【例】勤怠打刻漏れの注意喚起

プロンプト:

以下の内容で、社員への個別メールを作成してください。

【状況】
- 社員Aさんが、今月3回勤怠の打刻漏れをしている
- 打刻漏れは給与計算に影響するため、注意してほしい
- 厳しくならず、丁寧に伝えたい

【条件】
- 件名も含めて作成
- 相手を責めない表現
- 今後の対策も提案

ChatGPTの回答:

件名: 勤怠打刻についてのお願い

Aさん

お疲れ様です。総務部です。

今月の勤怠データを確認しましたところ、
以下の日に打刻漏れがありましたので、ご連絡いたします。

【打刻漏れの日】
・11月5日（出勤打刻なし）
・11月12日（退勤打刻なし）
・11月18日（出勤打刻なし）

打刻漏れがあると、給与計算に影響が出てしまいますので、
大変お手数ですが、以下の対応をお願いできますでしょうか。

【お願い】
1. 社員ポータルから、打刻修正申請をご提出ください
2. 今後は、出退勤時に打刻をお願いいたします

【打刻忘れ防止のコツ】
・スマホのリマインダーを設定する
・デスクに「打刻！」のメモを貼る
・出勤後すぐ、退勤前すぐに打刻する習慣をつける

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

総務部

🦉 オウル先生「相手を責めず、丁寧に伝えつつ、対策も提案する。こういうメールをChatGPTが作ってくれるんです」

事例②: 社内マニュアル作成で月5時間削減

課題

総務の仕事では、社内マニュアルを作る機会が多くあります：

• 経費精算マニュアル
• 勤怠打刻マニュアル
• 備品発注マニュアル
• 新入社員向けマニュアル

1つのマニュアルを作るのに、2〜3時間かかっていました。

ChatGPT活用法

【例】経費精算マニュアル

プロンプト:

以下の内容で、社員向けの経費精算マニュアルを作成してください。

【前提情報】
- 社員ポータルの「経費精算」メニューから申請
- 必要項目: 日付、費用の種類、金額、用途、領収書（PDF添付）
- 承認フロー: 直属上司→経理部
- 振込: 翌月15日
- 申請期限: 費用発生日から2ヶ月以内

【条件】
- 手順を番号付きリストで説明
- スクリーンショット挿入箇所も明記
- よくある質問も3つ追加
- 初心者でも分かりやすい表現

ChatGPTの回答:

# 経費精算マニュアル

## はじめに

このマニュアルでは、社員ポータルを使った経費精算の方法を説明します。
初めての方でも迷わず申請できるよう、手順を詳しく解説していますので、
ご安心ください。

---

## 経費精算の流れ

費用発生 → 領収書受取 → ポータル申請 → 上司承認 → 経理承認 → 振込

**所要時間**: 約5分  
**振込日**: 翌月15日

---

## 手順

### STEP1: 社員ポータルにログイン

1. ブラウザで社員ポータル（https://portal.example.com/）にアクセス
2. 社員番号とパスワードを入力してログイン

※【スクリーンショット①: ログイン画面】を挿入

---

### STEP2: 「経費精算」メニューを選択

1. 左側メニューの「経費精算」をクリック
2. 「新規申請」ボタンをクリック

※【スクリーンショット②: 経費精算メニュー】を挿入

---

### STEP3: 必要項目を入力

以下の項目を入力してください：

| 項目 | 入力内容 | 例 |
|---|---|---|
| 日付 | 費用が発生した日 | 2025/11/15 |
| 費用の種類 | プルダウンから選択 | 交通費、接待費など |
| 金額 | 消費税込みの金額 | 3,500円 |
| 用途 | 何のための費用か | 取引先訪問のための交通費 |
| 領収書 | PDFファイルを添付 | receipt.pdf |

※【スクリーンショット③: 入力画面】を挿入

---

### STEP4: 領収書をPDFで添付

1. 「領収書を添付」ボタンをクリック
2. PDFファイルを選択してアップロード

【領収書のPDF化方法】
- スマホで撮影 → PDFアプリで変換
- スキャナーでスキャン
- レシートアプリ（例: Dr.Wallet）を使用

---

### STEP5: 申請内容を確認して送信

1. 入力内容に間違いがないか確認
2. 「申請」ボタンをクリック
3. 「申請が完了しました」と表示されればOK

※【スクリーンショット④: 申請完了画面】を挿入

---

## 承認フロー

あなた → 直属上司 → 経理部 → 承認完了

- 上司の承認: 通常2〜3営業日
- 経理の承認: 通常3〜5営業日

承認が完了すると、メールで通知が届きます。

---

## 振込について

**振込日**: 翌月15日  
**振込先**: 給与振込口座と同じ

【例】
- 11月1日に申請 → 12月15日に振込
- 11月30日に申請 → 12月15日に振込

---

## 注意事項

⚠️ **申請期限**: 費用発生日から2ヶ月以内  
⚠️ **領収書は必須**: レシートでもOK（宛名なしでもOK）  
⚠️ **個人的な費用はNG**: 業務に関係する費用のみ

---

## よくある質問

### Q1. 領収書を失くしてしまいました。どうすればいいですか？

A. 以下の方法で対応してください：
1. お店に再発行を依頼
2. 再発行が難しい場合は、総務部にご相談ください
3. 「支払証明書」を作成できる場合があります

### Q2. 交通系ICカードの履歴は、領収書になりますか？

A. はい、なります。
1. 駅の券売機で「ご利用明細」を印刷
2. PDFに変換して添付してください

### Q3. 申請を間違えて送信してしまいました。どうすればいいですか？

A. 申請を取り下げて、再申請してください。
1. 「経費精算」メニューから「申請履歴」を開く
2. 該当の申請の「取り下げ」ボタンをクリック
3. 再度、正しい内容で申請

---

## お問い合わせ

不明な点がございましたら、総務部までご連絡ください。

📧 Email: somu@example.com  
📞 内線: 1234

---

**作成日**: 2025年11月  
**最終更新日**: 2025年11月  
**作成者**: 総務部

🦊 フォックン「えっ、こんなに完璧なマニュアルが一瞬で！？これ、2〜3時間かけて作ってたやつじゃん😭」

削減効果

実際には、ChatGPTの回答を少し修正する時間を含めて、月5時間削減しました。

事例③: 問い合わせ対応で月4時間削減

課題

総務には、毎日さまざまな問い合わせが来ます：

• 「有給休暇の残日数を教えてください」
• 「経費精算の方法が分かりません」
• 「備品を発注してほしいです」

同じ質問に何度も答えるのは、時間の無駄です。

ChatGPT活用法

【解決策】FAQ集を作成

よくある質問10個の回答を、ChatGPTで一気に作成しました。

プロンプト例は、別記事（記事4）で詳しく解説しているので、ここでは結果だけ。

削減効果

事例④: 議事録作成で月3時間削減

課題

会議後の議事録作成に、毎回30分かかっていました。

月10回の会議があると、月5時間も議事録作成に費やしていました。

ChatGPT活用法

【方法】会議のメモをChatGPTで整形

プロンプト:

以下の会議メモを、議事録形式に整形してください。

【会議メモ】
- 2025年11月22日 14:00〜15:00
- 出席者: 部長、課長、私
- テーマ: 忘年会の企画
- 決まったこと:
  - 日時: 12月20日（金）18:00〜
  - 場所: ○○ホテル
  - 予算: 1人5,000円
  - 参加人数: 30名予定
  - 幹事: 総務部（私）
- 宿題:
  - 私: ホテルに予約（11月末まで）
  - 課長: 全社員にアンケート（参加可否確認）
  - 部長: 当日の挨拶準備

【条件】
- 見出しを付けて整理
- 表形式も活用
- 次回アクションも明記

ChatGPTの回答:

# 忘年会企画会議 議事録

**日時**: 2025年11月22日（金）14:00〜15:00  
**場所**: 会議室A  
**出席者**: 部長、課長、総務部（記録者）

---

## 会議の目的

今年度の忘年会の企画について協議

---

## 決定事項

| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 開催日時 | 2025年12月20日（金）18:00〜 |
| 開催場所 | ○○ホテル 宴会場 |
| 予算 | 1人あたり5,000円 |
| 参加予定人数 | 30名 |
| 幹事 | 総務部 |

---

## 今後のアクション

| 担当者 | アクション内容 | 期限 |
|---|---|---|
| 総務部 | ○○ホテルに予約連絡 | 11月末まで |
| 課長 | 全社員に参加可否アンケート実施 | 11月末まで |
| 部長 | 当日の挨拶内容を準備 | 12月中旬まで |

---

## 次回会議

**日時**: 2025年12月5日（木）14:00〜  
**議題**: 参加人数確定、当日の進行確認

---

**記録者**: 総務部  
**作成日**: 2025年11月22日

🦊 フォックン「これも一瞬！しかも、表形式で見やすい😊」

削減効果

月20時間削減の内訳まとめ

🦉 オウル先生「この20時間削減で、定時退社日数が月2日→月12日に増えました」

🦊 フォックン「定時退社が10日も増えた！これは革命だ！」

実践するための3つのコツ

コツ①: 小さく始める

いきなり全部やろうとせず、まず1つの業務から始めましょう。

おすすめ: メール作成から始める

コツ②: プロンプトをテンプレート化

よく使うプロンプトは、Notionなどに保存しておきます。

コツ③: 削減時間を記録

どの業務でどれくらい削減できたか、記録しておきましょう。
上司へのアピールにも使えます。

まとめ: ChatGPTで定時退社を実現しよう

🦊 フォックン「こんなに削減できるなんて！明日からやってみる！」

🦉 オウル先生「素晴らしいですね。小さく始めて、徐々に活用範囲を広げていきましょう」

この記事で学んだこと

1. ChatGPTで月20時間削減: メール作成、マニュアル作成、問い合わせ対応、議事録作成
2. 定時退社日数が月2日→12日: 10日も増えた
3. 実践のコツ: 小さく始める、テンプレート化、削減時間を記録

次のアクション

まずは、以下の1つから始めてみてください：

1. メール作成でChatGPTを使ってみる
2. よくある質問のFAQを1つ作る
3. 次回の会議で議事録作成を試す

🦉 オウル先生「1つできたら、次の業務にも広げていきましょう。きっと、定時退社が実現できますよ」

次のステップ

この記事で興味を持ったら、次はこちらの記事もおすすめです：

あわせて読みたい

【初心者向け】ChatGPTで総務業務を効率化する7つの方法

アウル先生&フォックン

ブログライター

オウル先生 フォックンが運営する未経験からのプログラミング上達ガイド！ プログラミング学習に興味があるけど、 「どのスクールを選べばいいか分からない…」 「自分に合った学習方法が知りたい…」 「本当にエンジニアになれるか不安…」 そんな悩みをお持ちのあなたへ。 オウル先生とフォックンが、プログラミングスクール選びから学習方法、キャリア形成まで、丁寧にサポートします！ 豊富な情報と分かりやすい解説で、あなたのプログラミング学習を成功へと導きます。