【Notion入門】総務担当者のための情報管理術｜無料で始める業務効率化

導入

資料がどこにあるか分からなくて、いつも探すのに時間がかかるんです…。Excelファイルも多すぎて管理できなくて😭

フォックン

その悩み、Notionで解決できます！総務に必要な情報を1か所にまとめて、検索も楽にできますよ 🦉

オウル先生

この記事で得られること

• ✅ Notionとは何か・基本操作
• ✅ 総務向けおすすめ使い方5選
• ✅ 無料プランでできること
• ✅ すぐ使えるテンプレート

情報が散らばる問題

❌ 現状の問題
- 資料がフォルダの奥深くに…
- 「あのファイルどこ？」が毎日発生
- 同じ情報を何度も聞かれる
- 更新されたか分からない

✅ Notion導入後
- 必要な情報が1ページに集約
- 検索で一発で見つかる
- リンクを共有するだけで済む
- 更新履歴が自動で残る

Notionとは？

オールインワンの情報管理ツール

他のツールとの比較

Notionは無料でも十分使えるのが大きなメリットです 🦉

オウル先生

無料プランでできること

無料プランの内容

【Plu有（月）が必要ケース】
– チームが必要なケース共同編集したい（10人以上）
– ファイルサイズ制限を解除したい
– 履歴を30日以上保存したい

【Plus（月$10）が必要なケース】
- チームで共同編集したい（10人以上）
- ファイルサイズ制限を解除したい
- 履歴を30日以上保存したい

まずは無料で試してみます！

フォックン

基本操作をマスター

1. アカウント作成

1. https://www.notion.so にアクセス
2. 「無料で始める」をクリック
3. メールアドレスまたはGoogleアカウントで登録
4. 用途を選択（「個人利用」でOK）

左サイドバーのペ+ 新規ページ2. タイトルを入力
本文を入力

【ショートジの作成ッ】-Ctrl + N → 新規ページ
– / → コマンドメニュー

1. 左サイドバーの「+ 新規ページ」をクリック
2. タイトルを入力
3. 本文を入力

【ショートカット】
- Ctrl + N → 新規ページ
- / → コマンドメニュー

Notionでは、すべてがブロ」で構成されています。ブロクの使い方

Notionでは、すべてが「ブロック」で構成されています。

4. データベースの作成

1. /database と入力
2. 「データベース - インライン」を選択
3. プロパティ（列）を設定
   - 名前：テキスト
   - ステータス：セレクト
   - 期限：日付
   - 担当者：ユーザー

データベースが使えると、情報管理の幅が一気に広がります 🦉

オウル先生

総務向けおすすめ使い方5選

1. 業務マニュアル（社内Wiki）

【構成例】
📁 マニュアル
  ├─ 勤怠管理
  │   ├─ 月次集計の手順
  │   ├─ 残業申請の承認
  │   └─ 有給休暇の管理
  ├─ 経費精算
  │   ├─ 精算の流れ
  │   └─ 領収書の取り扱
  └─ 備品管理
      ├─ 発注の手順
      └─ 在庫確認

• 更新が簡単
• 検索で一発で見つかる
• リンクで共有できる

2. タスク管理（ToDoリスト）

• カンバンビューで視覚的に管理
• フィルターで絞り込み
• 繰り返しタスクも設定可能

3. 連絡先リスト

• 検索で一発
• カテゴリで絞り込み
• メモ欄で補足情報も

4. 会議議事録

📅 2026/01/15 総務部ミーティング

【参加者】山田、田中、鈴木

【決定事項】
□ 経費精算のフローを変更
□ 備品発注の承認権限を明確化

【アクション】
- 山田：新フロー案を作成（1/20まで）
- 田中：承認権限表を更新（1/18まで）

【次回】1/22 10:00

• 過去の議事録を検索できる
• アクション項目をタスクに連携

5. 年間スケジュール

• カレンダービューで視覚化
• リマインダー機能で通知

全部Notionでできるんですね！便利そう

フォックン

実践：業務マニュアルを作る

Step1：ページ構成を考える

【総務マニュアル トップページ】

🏢 総務部 業務マニュアル

このページでは、総務部の業務手順をまとめています。

━━━━━━━━━━━━━━━━
📋 日次業務
- メール対応
- 郵便物処理
- 来客対応

📋 月次業務
- 勤怠集計
- 経費精算
- 備品発注

📋 年次業務
- 年末調整
- 健康診断
- 法定届出
━━━━━━━━━━━━━━━━

Step2：サブ勤怠集計】ページ■概要毎月勤怠デタを集計し、給与計算に渡作成■期限
毎月5まで■手順1.勤怠システムにログイン2.前データをCSV出力3.Excelテンプレートに貼り付け4.エラーチェック
5. 理部に提出
■意点⚠️ 中途入社者は日割り計算⚠️36協定の上限に注意
■関連リンク[勤怠システム](リンク)[テンプレート](リンク)

【勤怠集計】ページ

■ 概要
毎月の勤怠データを集計し、給与計算に渡す

■ 期限
毎月5日まで

■ 手順
1. 勤怠システムにログイン
2. 前月データをCSV出力
3. Excelテンプレートに貼り付け
4. エラーチェック
5. 経理部に提出

■ 注意点
⚠️ 中途入社者は日割り計算
⚠️ 36協定の上限に注意

■ 関連リンク
- [勤怠システム](リンク)
- [テンプレート](リンク)

💡ポイントは必ずバックアップ取ってから作業てください⚠️tp残業時間が45時間を超える場合、：コ長報告が必要ですルアウで強調

💡 ポイント
勤怠データは必ずバックアップを取ってから作業してください

⚠️ 注意
残業時間が45時間を超える場合は、上長に報告が必要です

Step1：実践：タベースス管理ボードを作成

Step1：データベースを作成

1. /database と入力
2. 「データベース - フルページ」を選択
3. テーブル名を「タスク管理」に変更

Step3：ビューを追加

カンバンビューを使うと、タスクの進捗が一目で分かります 🦉

オウル先生

Step4：フィルターを活用

【今週のタスク】
フィルター：期限 が 今週

【高優先度タスク】
フィルター：優先度 が 高

【未完了タスク】
フィルター：ステータス が 完了ではない

Notion公式便利なテンプレンプレートト紹介

Notion公式テンプレート

📁総務向けおすすめ構成総務部ワクスペース
│
├─ 📋 ダッシュボード（ップペジ）
│
├─📚業務マニュアル
│ ├─ 日次業務
│ ├─ 月次業務
│ └─ 年次業務
│
├─ ✅ タスク管理
│
├─ 📅 年間スケジュール
│
├─ 📞 連絡先リスト
│
├─ 📝 会議議事録
│
└─ 📂 参考資料

📁 総務部ワークスペース
│
├─ 📋 ダッシュボード（トップページ）
│
├─ 📚 業務マニュアル
│   ├─ 日次業務
│   ├─ 月次業務
│   └─ 年次業務
│
├─ ✅ タスク管理
│
├─ 📅 年間スケジュール
│
├─ 📞 連絡先リスト
│
├─ 📝 会議議事録
│
└─ 📂 参考資料

1.導入時の注意点小さく始める

1. 小さく始める

❌ いきなり全業務をNotion化
✅ まず1つの業務から試す

おすすめ：タスク管理 or 議事録から

2. プロパティシンプルに保増やしすぎ必要最小限でスタート増やのは後でOK

❌ プロパティを増やしすぎ
✅ 必要最小限でスタート

増やすのは後からでOK

【ページ名のルール例】
-3. 日付：2026-01-18_議事録命名規則決める-カテゴリ：【勤怠】月次集計手順- 番号：01_入社手続き

【ページ名のルール例】
- 日付：2026-01-18_議事録
- カテゴリ：【勤怠】月次集計手順
- 番号：01_入社手続き

⚠️ 機密情報4.取り扱い パスワードは記載しないセキュ個人情報は載せないティに注意共有範囲を確認する

⚠️ 機密情報の取り扱い
- パスワードは記載しない
- 個人情報は載せない
- 共有範囲を確認する

セキュリティは大事ですね。気をつけます！

フォックン

ChatGPTでNotionテンプレートを作成

プロンプト例

📋 Notionでできること

🔑 成功のポイント

1. 小さく始める（まず1業務から）
2. シンプルに保つ（プロパティは最小限）
3. 検索を活用（情報を探す時間を削減）

🎯 今日からできるアクション

1. 無料アカウントを作成
2. タスク管理データベースを作る
3. 業務マニュアルを1つ作ってみる

まずはタスク管理から始めてみます！

フォックン

素晴らしい！情報が1か所にまとまると、探す時間が激減しますよ 🦉✨

オウル先生

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作成者: オウル先生🦉（総務15年 × AI活用実践者）

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