【総務向け】ChatGPTで解決できる業務の悩み10選と実践例

導入

🦊 フォックン「総務の仕事って、細かい作業も問い合わせも多くて大変だよね😅 ChatGPTでラクになるって聞くけど、実際どんな悩みに使えるのかな？」

🦉 オウル先生「その気持ち、よくわかります。総務の仕事は、メール作成、問い合わせ対応、マニュアル整備、勤怠チェックなど、時間がかかる定型業務が多いですよね。でも安心してください。ChatGPTは、こうした悩みを考える時間を減らす形でしっかりサポートしてくれますよ。」

🦊 フォックン「それは助かるだよ〜！自分でもすぐ試せる方法を知りたい😊」

総務の仕事は、目立ちにくい一方で、社内を支える大切な役割です。
ただ、毎日の業務は細かく、同じような作業や問い合わせが積み重なりやすいものです。

とくに、メール作成、社内問い合わせ、勤怠チェック、議事録、社内文書づくりは、改善しにくいわりに時間を奪われがちな仕事です。
こうした業務にChatGPTを取り入れると、ゼロから考える負担を減らし、たたき台をすばやく作れるようになります。

この記事では、総務担当者によくある悩みを10個に整理し、ChatGPTでどう解決できるのかを具体例つきで紹介します。
すぐに使えるプロンプトも入れているので、まずは1つだけでも試してみてください。

総務がChatGPTと相性がいい理由

総務の仕事は「考える前の下準備」が多い

総務業務には、完全自動化が難しい仕事も多くあります。
その一方で、文章の下書き、項目整理、問い合わせの分類、要点の要約など、最初のたたき台づくりはAIと相性がよいです。

たとえば、次のような業務はChatGPTで時短しやすいです。

• メール文の下書き
• FAQやマニュアルのたたき台作成
• 会議メモの整理
• 問い合わせ内容の優先順位づけ
• 報告資料の構成案づくり
• 規程文のやさしい言い換え

重要なのは、最終判断をAIに丸投げしないことです。
下書きや整理はChatGPT、最終確認は人、という役割分担にすると使いやすくなります。

先に知っておきたい注意点

ChatGPTは便利ですが、社内情報の扱いには注意が必要です。
とくに、勤怠データ、社員情報、給与情報、個人の評価情報などは、そのまま入力しないようにしましょう。

使うときの基本は次の3つです。

• 氏名、社員番号、メールアドレスは伏せ字にする
• 社内規程や個人情報は必要最小限にする
• 最終版は必ず人の目で確認する

🦊 フォックン「なるほど、便利だけど何でもそのまま入れればいいわけじゃないんだね🤔」

🦉 オウル先生「その通りです。総務・人事では、情報の扱いがとても大切です。匿名化して使うだけでも、安心感がかなり変わりますよ。」

文章作成の悩みをChatGPTで解決する

お悩み① メール作成に時間がかかる

総務では、案内メール、依頼メール、リマインドメール、お詫びメールなど、毎日さまざまな文面を作ります。
1通ごとに文章を考えていると、それだけでかなりの時間が消えてしまいます。

ChatGPTは、メール文のたたき台づくりが得意です。
件名、相手、目的、伝えたい内容を渡せば、丁寧で読みやすい文面を短時間で作れます。

コピペで使えるプロンプト

以下の内容で、【対象】向けのビジネスメールを作成してください。

【メール内容】

• 件名: 【件名】
• 目的: 【目的】
• 本文に入れたい内容: 【伝えたい内容】

【条件】

• 丁寧なビジネスメール形式
• 簡潔で分かりやすい
• 読みやすい段落構成
• 必要なら締切日や依頼事項を明記

具体例

以下の内容で、全社員向けの案内メールを作成してください。

【メール内容】

• 件名: 忘年会のご案内
• 目的: 開催案内と参加確認
• 本文に入れたい内容: 12月20日18時から○○ホテルで忘年会を開催します。会費は5,000円です。参加希望の方は12月1日までにご連絡ください。

【条件】

• 丁寧だが堅苦しすぎない文体
• 参加しやすい雰囲気を出す
• 締切日を分かりやすくする

削減イメージ: 15分 → 3分

お悩み② 社内マニュアル作成に時間がかかる

マニュアル作成は、構成を考え、手順を書き、注意点を整理し、FAQまで入れる必要があります。
そのため、1本作るだけでもかなり時間がかかります。

ChatGPTを使うと、手順や注意点をもとに、読みやすい形へ整えやすくなります。
最初の骨組みが早くできるので、担当者は内容確認に集中できます。

コピペで使えるプロンプト

以下の情報をもとに、社内マニュアルを作成してください。

【マニュアル情報】

• タイトル: 【タイトル】
• 対象者: 【対象者】
• 目的: 【目的】
• 手順:
  1. 【手順1】
  2. 【手順2】
  3. 【手順3】
• 注意点:
  • 【注意点1】
  • 【注意点2】
• 問い合わせ先: 【問い合わせ先】

【条件】

• 初心者でも分かりやすい表現
• 見出し、番号付きリスト、表を活用
• よくある質問を3つ追加
• 最後に確認ポイントをまとめる

削減イメージ: 2時間30分 → 15分

お悩み③ 上司への報告資料作成が苦手

総務の仕事は成果が見えにくいため、報告資料づくりで悩みやすいです。
「何を報告すればいいのか分からない」「数値の見せ方が難しい」という声も多いです。

ChatGPTを使うと、報告書の構成案や、成果の見せ方を整理しやすくなります。
特に、実施内容、件数、改善効果、今後の課題を並べる整理役として便利です。

コピペで使えるプロンプト

以下の情報をもとに、月次報告書のたたき台を作成してください。

【報告内容】

• 対象月: 【月】
• 実施した業務: 【業務内容】
• 成果・数値: 【成果】
• 課題: 【課題】
• 来月の予定: 【予定】

【条件】

• 簡潔で分かりやすい
• 数値を目立たせる
• 箇条書きと表を活用
• A4用紙1枚に収まる分量
• 上司が読みやすい構成にする

削減イメージ: 1時間 → 15分

🦊 フォックン「文章をゼロから考えなくていいだけでも、かなり気がラクになりそうだよ〜！」

🦉 オウル先生「そうなんです。総務の文章業務は、最初の一文を考える負担が大きいです。たたき台があるだけで、前に進みやすくなりますよ。」

問い合わせ対応の悩みをChatGPTで解決する

お悩み④ 同じ質問に何度も答えるのが面倒

総務には、毎日のように同じ質問が届きます。
有給残日数、経費精算、勤怠打刻、証明書の発行方法など、よくある質問への対応で時間が取られがちです。

こうした業務は、FAQを整えるだけでも大きく変わります。
ChatGPTに質問と前提情報を渡せば、分かりやすい回答案をすぐ作れます。

FAQ作成用プロンプト

以下の質問に対する、社内向けFAQ形式の回答を作成してください。

【質問】
有給休暇の残日数はどこで確認できますか？

【前提情報】

• 社員ポータルの「勤怠管理」メニューから確認できる
• ログイン後、右上の「マイページ」をクリック
• 「有給休暇残日数」の項目に表示される
• 問い合わせ先は総務部

【条件】

• 手順を番号付きリストで説明
• よくある補足質問を2〜3個追加
• 問い合わせ先も明記

削減イメージ: 5分 → 30秒

お悩み⑤ 社員からの問い合わせで集中できない

問い合わせ対応が多いと、1日の作業が細切れになります。
その結果、本来やるべき改善業務や確認業務に集中しにくくなります。

この悩みには、FAQ整備だけでなく、問い合わせの優先順位づけも有効です。
ChatGPTに問い合わせ内容と判断基準を渡せば、緊急度別に整理しやすくなります。

優先順位づけ用プロンプト

以下の問い合わせについて、緊急度を判定してください。

【問い合わせリスト】

1. 有給休暇の残日数を教えてください
2. PCが起動しません
3. 経費精算の方法を教えてください
4. 給与明細が届いていません
5. 備品を発注したいです

【緊急度の基準】

• 高: 業務が停止する、給与に影響する
• 中: 今日中に対応が必要
• 低: 今週中に対応すれば問題ない

【出力形式】

• 緊急度順にリスト化
• 対応優先順位を明記
• 一次回答文の例も付ける

削減イメージ: 3時間 → 1時間30分

お悩み⑥ 社内規程を分かりやすく説明できない

就業規則や社内規程は、文章が固く、専門用語も多いため、社員に伝えるのが難しいです。
総務が理解していても、説明する場面で迷うことがあります。

ChatGPTを使うと、規程の原文を社員向けの平易な表現に言い換えやすくなります。
ただし、ここは誤解が起きやすい部分なので、必ず原文との照合が必要です。

コピペで使えるプロンプト

以下の社内規程を、社員向けに分かりやすく要約してください。

【規程の原文】
【ここに規程を貼り付け】

【条件】

• 重要ポイントを箇条書きで整理
• 専門用語を分かりやすく言い換える
• 具体例を追加する
• A4用紙1枚に収まる分量
• 最後に「正式な判断は原文を確認」と入れる

削減イメージ: 1時間 → 10分

実務での使い方のコツ

問い合わせ対応でChatGPTを使うときは、最終的な正本をどこに置くかも重要です。
口頭やチャットで都度回答するだけでなく、確定版を社内ポータル、Notion、Googleドキュメントなどに残しておくと、引き継ぎしやすくなります。

• よくある質問はFAQ化する
• 回答の正本を1か所にまとめる
• 更新日を入れて古い情報を防ぐ
• 担当交代しても見直せる形にする

定型業務の悩みをChatGPTで解決する

お悩み⑦ 勤怠チェックに時間がかかる

勤怠確認は、月末月初に時間を取られやすい仕事です。
人数が増えるほど、見落としや確認漏れも起こりやすくなります。

ChatGPTは勤怠システムそのものの代わりにはなりませんが、確認対象の洗い出しには役立ちます。
基準を決めて一覧データを渡せば、要確認者を整理しやすくなります。

コピペで使えるプロンプト

以下の勤怠データをチェックして、異常値や確認が必要な項目を指摘してください。

【勤怠データ】

• 社員ID
• 出勤日数
• 総労働時間
• 残業時間
• 有給取得日数

【データ】
【ここに匿名化した勤怠データを貼り付け】

【確認基準】

• 出勤日数が18日未満: 要確認
• 残業時間が45時間超: 要注意
• 残業時間が80時間超: 最優先対応
• 総労働時間が200時間超: 要確認

【出力形式】

• 要確認事項を優先度順にリスト化
• 各項目への対応アクションも提案
• 管理者への確認メモ案も付ける

削減イメージ: 10時間 → 2時間

お悩み⑧ 議事録作成がしんどい

会議後の議事録作成は、地味に負担が大きい仕事です。
メモの整理、発言の要約、決定事項の明確化までやろうとすると、かなりの時間がかかります。

ChatGPTは、会議メモや文字起こしを、議事録形式へ整えるのが得意です。
決定事項、保留事項、次回アクションを分けて整理すると、あとから見返しやすくなります。

議事録整形用プロンプト

以下の会議メモを、議事録形式に整形してください。

【会議メモ】

• 日時: 【日時】
• 出席者: 【出席者】
• テーマ: 【テーマ】
• 決まったこと: 【決定事項】
• 宿題・アクション: 【アクション】
• 補足メモ: 【自由記入】

【条件】

• 見出しを付けて整理
• 決定事項と未決事項を分ける
• 担当者と期限が分かる形にする
• 次回アクションを最後にまとめる

削減イメージ: 30分 → 10分

お悩み⑨ イベント企画が苦手

忘年会、社員旅行、表彰式、社内交流イベントなどは、総務が任されやすい仕事です。
ただ、何から始めればよいか分からず、企画書づくりで止まってしまうこともあります。

ChatGPTを使えば、企画書のたたき台、タイムテーブル、必要物リストまで一気に整理できます。
準備漏れを減らしやすいのもメリットです。

企画書作成用プロンプト

以下の内容で、社内イベントの企画書を作成してください。

【イベント情報】

• イベント名: 【名称】
• 目的: 【目的】
• 日時: 【日時】
• 場所: 【場所】
• 対象者: 【対象】
• 予算: 【予算】
• プログラム: 【プログラム】

【条件】

• タイムテーブルを作成
• 必要な準備物リストを付ける
• リスクと注意点を整理する
• 実施までのスケジュールも作る

削減イメージ: 2時間 → 30分

🦊 フォックン「勤怠チェックや議事録まで使えるのは意外だったよ〜！」

🦉 オウル先生「ChatGPTは、正解を出すというより、確認しやすい形に整えるのが得意です。総務の下準備をかなり軽くしてくれますよ。」

評価につながる活用方法

お悩み⑩ 毎日頑張っているのに評価されない

総務の仕事は、会社に必要なのに成果が見えにくいです。
そのため、業務を改善していても、上司に伝わらなければ評価につながりにくいことがあります。

ここで大切なのが、ChatGPTを使ったこと自体ではなく、何時間削減できたか、何が改善したかを見える化することです。
成果を数字で伝えられるようになると、評価面談や報告の説得力が上がります。

削減時間を見える化する

たとえば、次のように毎月の改善を記録していきます。

このような記録があると、単なる感覚ではなく、改善実績として説明しやすくなります。

月次報告書に成果を書く

たとえば、報告書には次のようにまとめられます。

• ChatGPT活用により、月18時間の業務時間を削減
• メール作成時間を約50％短縮
• 勤怠チェックの確認作業を約80％効率化
• FAQ整備により、同種問い合わせの対応時間を削減

評価面談用の資料を作るプロンプト

以下の情報をもとに、評価面談用の資料案を作成してください。

【実績】

• ChatGPT活用で月20時間削減
• 定時退社日数が増加
• 社内マニュアルを10本整備
• 問い合わせ対応時間を50％削減

【条件】

• 数値を分かりやすく示す
• 会社への貢献を明確にする
• 再現性のある改善としてまとめる
• 今後の展望も1段落で入れる

成果を可視化して報告すると、改善活動として伝わりやすくなります。
総務は裏方だからこそ、数字と言葉で見せる工夫が大切です。

🦊 フォックン「頑張りを見える形にするのって大事なんだね😭」

🦉 オウル先生「その通りです。黙っていて伝わることもありますが、改善の価値は整理して見せたほうが届きやすいです。メソルさんのように、実務改善を積み重ねる人ほど強いですよ。」

まずはこの3つから始めるのがおすすめ

ここまで10個の悩みを紹介しましたが、最初から全部やる必要はありません。
まずは、効果が出やすく、失敗しにくいものから始めるのがおすすめです。

最優先で試したい3つ

1. メール作成でChatGPTを使う
2. よくある質問のFAQを1つ作る
3. 削減時間を記録する

この3つは、すぐに成果が出やすく、社内にも説明しやすいです。
とくにFAQとメール作成は、明日からでも始めやすいです。

優先順位の考え方

次の順番で進めると、効果を実感しやすくなります。

総務でChatGPTを使うときの注意点

個人情報や機密情報をそのまま入れない

総務・人事では、個人情報や社内機密を扱う場面が多いです。
氏名、住所、給与、評価、社員番号などは、そのまま入力しないようにしましょう。

使う場合は、次のように置き換えます。

• 氏名 → Aさん、Bさん
• 社員番号 → 001、002などの仮番号
• 部署名 → 営業部、管理部などの一般名
• 具体的な金額 → 必要最小限にぼかす

正式文書は必ず原文と照合する

規程、通知文、対外文書、労務関連の説明は、ChatGPTの出力をそのまま使わないようにしましょう。
あくまで下書きとして使い、最終版は社内ルールや原本と照合することが大切です。

正本の置き場を決めておく

FAQ、マニュアル、案内文を作っても、保存先がバラバラだと運用しづらくなります。
正本を1か所にまとめ、更新日と担当者を明記しておくと、引き継ぎや見直しがしやすくなります。

• FAQは社内ポータル
• マニュアルはNotionや共有フォルダ
• 規程の正本は就業規則・規程集
• 議事録は会議ごとの保存先を統一

よくある質問

Q1. 総務でChatGPTを使うと、どこまで自動化できますか？

下書き作成、要約、整理、分類、優先順位づけはかなり得意です。
一方で、正式判断、就業規則との整合確認、対外的な最終文書作成は、人の確認が必要です。

Q2. 社内情報を入力しても大丈夫ですか？

個人情報や機密情報は、そのまま入力しないのが基本です。
匿名化したうえで使い、最終版は社内ルールに沿って確認しましょう。

Q3. まず何から始めるのがよいですか？

最初は、メール作成、FAQ作成、議事録整形がおすすめです。
作業効果が見えやすく、すぐに実務へ取り入れやすいからです。

まとめ

🦊 フォックン「ChatGPTって、すごいことをする道具というより、毎日の細かい仕事をラクにする道具なんだね😊」

🦉 オウル先生「その通りです。総務の仕事では、派手な自動化よりも、考える時間を減らすことが大きな効果につながります。まずは小さく使って、合う業務から広げていけば大丈夫ですよ。」

総務の悩みは、完全になくなるわけではありません。
それでも、メール作成、FAQ、勤怠チェック、議事録、報告資料づくりなど、日々の負担を軽くできる場面はたくさんあります。

大切なのは、最初から完璧を目指さないことです。
まずは1つの業務で使ってみて、削減できた時間や改善できたことを記録してみてください。

その積み重ねが、仕事のしやすさにも、社内での評価にもつながっていきます。
小さな改善を続ければ、総務の働き方は確実に変えられます。一緒に頑張っていきましょう。

オウル先生&フォックン

ブログライター

オウル先生とフォックンが運営する「総務のためのIT活用ガイド」です。 このブログでは、総務・人事・情報システムなどのバックオフィス業務を、AI・IT・自動化で少しでもラクにしたい方に向けて、実践的なノウハウを発信しています。 「問い合わせ対応や勤怠チェックに時間がかかる…」 「ChatGPTやGensparkを仕事でどう活かせばいいかわからない…」 「業務効率化だけでなく、スキルアップや副業にもつなげたい…」 そんな悩みを持つ会社員の方でも、すぐに試せる手順や具体例をわかりやすくまとめています。 プログラミング学習やキャリア形成の情報も活かしながら、仕事をラクにしながら成長できるブログを目指しています。