【保存版】総務業務の引き継ぎマニュアルを作る方法｜テンプレート付き

導入

来月、異動で後任に引き継ぐことになったんですが、何から手をつければいいか分からなくて…。口頭で説明すればいいですか？😅

フォックン

口頭だけだと絶対に漏れが出ます！引き継ぎマニュアルを作成しておけば、後任者も安心して業務を引き継げますし、あなた自身の評価にもつながりますよ 🦉

オウル先生

この記事で得られること

• 引き継ぎマニュアルの作成手順
• 業務を整理する棚卸しシート
• すぐに使えるテンプレート
• 引き継ぎでよくある失敗と対策

引き継ぎマニュアルが必要な理由

マニュアルなしの引き継ぎ

• 「聞いてない」トラブルが多発
• 後任者が同じミスを繰り返す
• 異動後も質問の電話が鳴り止まない

マニュアルありの引き継ぎ

• 後任者が自力で対応できる
• 業務品質が維持される
• あなたの評価が上がる

引き継ぎマニュアルの全体構成

まず大切なのは、引き継ぎマニュアルを「1つの文書」と考えないことです。実際には、業務一覧、手順書、連絡先、年間予定など、複数の情報をセットでまとめていく形になります。

必須項目

マニュアルの形式

おすすめはExcel（業務一覧）+ Word（詳細手順）の組み合わせです 🦉

オウル先生

Step1：業務の棚卸し

いきなり手順書を書き始めると、漏れや重複が出やすくなります。まずは、今の担当業務をすべて洗い出し、分類し、優先順位をつけるところから始めましょう。

業務棚卸しシートの項目

業務の洗い出し方法

方法1：カレンダーから逆算

1. 過去1年のカレンダーを見返す
2. 毎月 / 毎週 / 毎日やっていたことを書き出す
3. 季節イベント（年末調整、健康診断など）を追加する

方法2：1日の行動を記録

1週間、やった業務をすべてメモすると、抜け漏れなく洗い出せます。

方法3：フォルダ構成から確認

業務で使うフォルダを一覧化すると、「フォルダ = 業務」として整理しやすくなります。

カレンダーを見返すのは思いつかなかった！確かに漏れが減りそう

フォックン

業務の分類

Step2：業務別マニュアル作成

マニュアルの基本構成

【業務名】月次勤怠集計

■ 概要

• 目的：各部門の勤怠データを集計し、給与計算に渡す
• 期限：毎月5日まで
• 成果物：勤怠集計表（Excel）

■ 事前準備

• 勤怠管理システムにログイン
• 前月の集計ファイルをコピー

■ 手順

1. 勤怠システムから前月データをCSV出力
2. Excelテンプレートに貼り付け
3. エラーチェック（残業上限超過など）
4. 部門別に集計
5. 経理部に提出（メール）

■ 注意点

• 中途入社者は日割り計算が必要
• 36協定の上限に注意

■ トラブル時

• データ不一致 → まず本人に確認
• システムエラー → IT部門に連絡

■ 関連ファイル

• テンプレート：\server総務勤怠テンプレート.xlsx
• 提出先：keiri@example.com

マニュアル作成のコツ

1. 「なぜ」を書く
2. 画面キャプチャを入れる
3. 判断基準を明確にする

❌ 「5日までに提出」
✅ 「5日までに提出（給与計算が10日締めのため）」

❌ 「必要に応じて上長に確認」
✅ 「10万円以上の案件は上長に確認」

「なぜ」を書くのが一番大事です。理由が分かれば応用が利きます 🦉

オウル先生

Step3：年間スケジュール

年間カレンダーの作成

イベント別チェックリスト

【年末調整チェックリスト】

• 10月下旬：対象者リスト作成
• 11月上旬：書類配布（扶養控除申告書等）
• 11月中旬：書類回収・督促
• 11月下旬：内容確認・不備返却
• 12月上旬：システム入力
• 12月中旬：計算チェック
• 12月25日：給与反映
• 1月末：源泉徴収票配布

Step4：関係者リスト

社内連絡先

社外連絡先

Step5：トラブル対応集

よくあるトラブルと対応

緊急連絡先

【緊急時の連絡順序】

1. 直属上長（山田部長）携帯：090-xxxx
2. 総務部長（佐藤）携帯：090-xxxx
3. 社長秘書（田中）内線：100

【夜間・休日の対応】

• 設備トラブル：警備会社（03-xxxx）
• 労災発生：労基署に報告（翌営業日）

引き継ぎ期間のスケジュール

引き継ぎは、最終日にまとめて説明するものではありません。少しずつ実践を増やしながら、後任者に主担当を移していく流れを作るとスムーズです。

理想的な引き継ぎ期間

引き継ぎ面談の進め方

【初回面談（3週間前）】

• 業務全体像の説明
• マニュアルの渡し方
• 質問受付

【中間面談（1週間後）】

• 進捗確認
• 困っていることのヒアリング
• 追加説明

【最終面談（引き継ぎ完了時）】

• 未完了事項の確認
• 緊急連絡先の共有
• 今後の連絡方法

3週間あると安心ですね。うちは2週間しかない…

フォックン

2週間でも、マニュアルがあればかなり楽になります。まずマニュアル作成を優先しましょう 🦉

オウル先生

よくある失敗と対策

失敗1：口頭だけで引き継ぎ

問題：聞き漏れ、忘れる、記録が残らない

対策：必ず文書化する

失敗2：「いつでも聞いて」で終わり

問題：異動後に電話が鳴り止まない

対策：マニュアルに「よくある質問」を書く

失敗3：進行中案件の引き継ぎ忘れ

問題：期限切れ、対応漏れ

対策：進行中案件リストを作成する

【進行中案件リスト】

失敗4：パスワードの共有忘れ

問題：システムにログインできない

対策：システム情報一覧を作成する

【システム情報一覧】

⚠️ パスワードは別ファイルで管理し、厳重に取り扱いましょう。

ChatGPTで引き継ぎマニュアルを作成

プロンプト例

総務部の業務引き継ぎマニュアルを作成したいです。

【引き継ぐ業務】
- 月次勤怠集計
- 経費精算処理
- 来客対応

【マニュアルに含めたい内容】
- 業務の目的
- 手順（ステップバイステップ）
- 注意点
- トラブル対応

各業務のマニュアルテンプレートを作成してください。

まとめ

今日学んだ「引き継ぎマニュアル作成」をおさらいしましょう 🦉

オウル先生

マニュアルの必須項目

成功のポイント

• 文書化する（口頭だけはNG）
• なぜを書く（応用が利く）
• 進行中案件を忘れずに
• パスワード情報を整理する

今日からできるアクション

• 業務棚卸しシートを作成する
• 優先度の高い業務からマニュアル化する
• 年間スケジュールを作成する

マニュアルがあれば、後任者も安心ですね！

フォックン

良い引き継ぎはあなたの評価にもつながります。ぜひ丁寧に準備してくださいね 🦉✨

オウル先生

関連記事

あわせて読みたい

【超具体的】月50時間削減するロードマップ【3ヶ月で実現】

あわせて読みたい

【Notion入門】総務担当者のための情報管理術｜無料で始める業務効率化

あわせて読みたい

【モチベーション維持】業務効率化を継続する5つのコツ｜総務担当者向け

この記事が役に立ったら、ぜひSNSでシェアしてください！

作成者: オウル先生🦉（総務15年 × AI活用実践者）

オウル先生&フォックン

ブログライター

オウル先生 フォックンが運営する未経験からのプログラミング上達ガイド！ プログラミング学習に興味があるけど、 「どのスクールを選べばいいか分からない…」 「自分に合った学習方法が知りたい…」 「本当にエンジニアになれるか不安…」 そんな悩みをお持ちのあなたへ。 オウル先生とフォックンが、プログラミングスクール選びから学習方法、キャリア形成まで、丁寧にサポートします！ 豊富な情報と分かりやすい解説で、あなたのプログラミング学習を成功へと導きます。